Bättre affärer med molntjänster

I PRAKTIKEN När Fredrik Petersen startade sitt företag, IT Office, i januari 2008 behövde han snabbt se till att få ett bra it-stöd för verksamheten. Han uppskattade investeringsbehovet till mellan 500 000 och en miljon kronor för att köpa in servrar, mjukvara och konsulttjänster för att systemen skulle vara klara att använda. Tack vare en smart molntjänst fick han tillgång till allt det för en låg månadskostnad utan investeringar.

Foto: Pontus Johansson

Fredrik Petersens företag IT Office har sparat både tid och pengar genom att använda molntjänster istället för att investera i egna servrar.

– I den vevan fick jag nys om ett norskt system, 24seven Office, som erbjöd det mesta av det vi behövde. Det har mail, gruppkalender, to-do-listor, projekthantering, filutforskare och förstås redovisningssystem för bokföringen, säger Fredrik Petersen.

Molnet gör det möjligt för små företag att få robusta och billiga it-system på samma sätt som de största företagen i världen. Tack vare att man behöver betala för mer än det man faktiskt använder kan små företag man få tillgång till en infrastruktur med tusentals servrar och hundratals tekniker som sköter om dem otroligt mycket billigare än det skulle vara att köpa in och själv sköta driften av systemen. Förutom rena it-tjänster har IT Office även lagt in telefonerna i molnet.

– Vi har en virtuell telefonväxel och till den har vi softphones i datorerna. Allt man behöver är ett USB-headset för att kunna ringa.

IT Office affärsidé är att hjälpa kunderna att få en effektiv dokumenthantering. Konkret så innebär det att de säljer skrivare, kopiatorer samt servrar och mjukvara för att hantera dokument och arkiv. De hjälper även kunderna att komma igång med systemen.

– I vissa fall har vi kunnat hjälpa våra kunder att minska kostnaderna för dokumenthanteringen med 30 procent, säger Fredrik Petersen.

Fördelarna med molntjänsterna kan sammanfattas med tre ord: pris, tillgänglighet och enkelhet.

– Vi har otroligt låg driftskostnad för våra it-system. Istället för att investera och drifta egna servrar så hyr vi in oss. Med molnet ligger driftskostanden för våra it-system på ett par tusenlappar i månaden. Vi spar både pengar och tid eftersom en egen server måste klappas om minst ett par timmar varje vecka för att den ska fungera.

Tillgängligheten är också en viktig faktor. Tjänsterna är i princip alltid igång.

– Upptiden är fantastisk. De hade 99.99 procent upptid förra året. Vad blir det? En kvarts nedtid på hela året. Det är inte lätt att få sådan upptid om man driftar själv.

Det går självklart att använda tjänsterna via Internet, inte bara för Fredrik Petersen och hans anställda utan även för redovisningsbyrån. Hela systemet är tillgängligt och det enda som behövs är en webbläsare.

– Vår redovisningsbyrå träffar vi nästan aldrig numera. Vi har en verifikationsstämpel som vi stämplar fakturorna med. Sedan scannar vi dem och lägger in i redovisningssystemet. Sedan sköter byrån konteringen och betalningen av fakturorna, säger Fredrik Petersen.

Att systemet är tillgängligt via Internet har också gjort att de kan arbeta med nya och mer effektiva metoder.

– När våra tekniker är ute och konsultar hos kunderna tidsredovisar de direkt i 24seven Office, när vi sedan träffar kunderna kan vi direkt berätta för dem när vi gjort saker åt dem och hur lång tid det tog att göra dem.

Fredrik Petersen har en stationär dator på jobbet och en bärbar hemma. Han behöver aldrig ta med sig dokument hem på kvällen utan kommer enkelt åt dem om han behöver dem via filutforskaren i molnet hos 24seven Office.

Även om Fredrik verkligen gillar molntjänsterna han använder menar han att det även finns nackdelar med dem.

– En nackdel med att inte ha en egen server och en egen it-person är att man tappar den personliga kontakten med dem som sköter om ens system. När vi ringer support nu hamnar vi en helpdesk. Det är förstås inte lika bra som att ha en egen it-person, men skillnaderna i pris gör att det ändå är värt det.

Säkerheten är något som de flesta som överväger att börja med molntjänster tar upp som ett allvarligt problem men det oroar inte Fredrik Petersen.

– Visst är det teoretiskt möjligt att någon hos 24seven Office skulle kunna kopiera alla kunddata, men det skulle en egen it-person också kunna göra. Det man verkligen behöver kolla upp är att ens leverantör är stabil och inte riskerar att gå i konkurs eller liknande.

Andra tips när man väljer en molnleverantör är att verkligen kontrollera att leverantören sköter backuper, har redundans och hög tillgänglighet. Prata med referenskunder och hör hur det fungerat och om supporten är bra.

– Jag tror inte att vi skulle ha kunnat komma så här långt på så kort tid om vi hade driftat våra egna servrar och inte hade använt molntjänster, säger Fredrik Petersen.

Lars Wallgren
Vad är molnet?

Det finns flera olika typer av molntjänster. Programuthyrning via Internet som har putsats upp lanseras ofta som molntjänster. Detta börjar bli vanligt och är väldigt lönsamt, trots att det ofta är billigt för kunden. Förklaringen är att marginalkostnaden för en ny kund i princip är noll kronor så det lönar sig snabbt för leverantörerna när de börjar få många kunder.

En annan typ av tjänst är att hyra virtuella servrar, eller andra virtuella maskiner i molnet. De fungerar som en vanlig dator och du kan installera program i dem. När de maskiner du har igång får för mycket att göra kan du starta flera kopior så att de kan hantera den ökade belastningen.

Den tredje molntrenden är att hyra funktioner i molnet och i vissa fall går det till och med att kombinera funktionerna i molnet till helt nya tjänster. Det kan handla om att köpa funktionerna för telefonväxel, e-post, antispam, antivirus, fillagring, meddelandesystem, redovisningssystem och andra funktioner.

Expertens 10 tips

Predrag Mitrovic, upphovsman till CloudSweden, är rådgivare i molnfrågor till ett flertal svenska och amerikanska företag.

1. Sätt igång och prova en molntjänst! Börja med en tydligt avgränsad funktion där du har störst effekter att hämta hem, exempelvis e-post, webbpublicering eller samarbetsplattformar.

2. Utvärdera, mät och utvärdera på nytt när det gäller kostnaderna. Det är lätt att missa någon debitering i molnet, speciellt om du köper infrastruktur som en tjänst.

3. Produktivitetsfaktorn får inte underskattas. I molnet är åtkomsten starkt förenklad och kan nås via webbläsare eller mobil.

4. Alla molntjänster är inte en molntjänst. Om någon säljer virtualisering som en molntjänst så är det en varningsklocka. Molntjänster ska vara enkla att starta upp, skala upp eller ner, ha tydliga gränssnitt och kosta dig för det du använder.

5. Tänk på att du inte får lagra personuppgifter utanför EU:s gränser. Säkerställ att din molnleverantör inte ”läcker” uppgifter utanför de gränserna.

6. Kontrollera att leverantören sköter backuper och annan infrastruktur. Undersök vilka rutiner de har för att hantera katastrofer som brand och översvämning. Vilken ersättning kan du få från dina eller deras försäkringar om något skulle drabba dina data?

7. Försäkra dig om att det är du som äger dina data och att du rimligt enkelt kan tanka ut data ur deras system. Då minskar du risken för att drabbas allvarligt om molnleverantören av någon anledning skulle hamna på obestånd.

8. Jämför olika leverantörer på fler punkter än priset. Det viktigaste är att du blir nöjd. Bra lättanvända, funktioner och en support i världsklass är oftast viktigare än det allra lägsta priset.

9. Passa på att undersöka om du kan förenkla eller förbättra dina rutiner när du byter till en molntjänst.

10. Prata med andra som använder molntjänster för att få tips och idéer.

comments powered by Disqus
Annons

Fler nyheter från Entreprenör

NYHET Publicerad:

"Entreprenörskap är att ta kalkylerade risker"

ENTREPRENÖR Redan som barn lyckades Anders Ström kombinera sina två stora intressen; spel och datorer. Idag är hans bolag Unibet en av de största internationella aktörerna på spelmarknaden. För Anders Ström handlar spel och entreprenörskap om samma sak; att försöka förutse framtiden och ta kalkylerade risker. Entreprenör träffade siffersnillet under en blixtvisit i hemlandet.
NYHET Publicerad:

Han betalar högst skatt världen

SKATTER Sverige har högst marginalskatt i hela världen. I Dorotea, där företagaren Bror Lövbrand är skriven, är skatten allra högst. ”Jag har väl inte direkt tänkt på att jag betalar högst skatt i världen. Mitt entreprenörskap drivs av helt andra saker”, säger han.
NYHET Publicerad:

Lekfull affärsidé bakom legogran

BILDEN Gabriel Bremler byggde lego tillsammans med sin lillebror innan han bestämde sig för starta en karriär som professionell legobyggare. Nu har han levt på sin hobby i nästan tre år. Det senaste projektet är en tre meter hög julgran i Skärholmens centrum.
NYHET Publicerad:

Nedlagt Bromma slår mot företag i glesbygd

INFRASTRUKTUR Stockholms stads utspel om att stänga Bromma flygplats har skapat stor debatt. Runt 24 000 jobb riskerar att försvinna och flera stora företag kan tvingas flytta sin verksamhet om hotet blir verklighet. ”Det här är ännu ett slag mot de av oss som faktiskt driver framgångsrika företag i glesbygden", säger Hans Ederwall, vd på Attacus Power i Östersund.
NYHET Publicerad:

Fartfantomer får hjulen att snurra

NYKLÄCKT DynaTech hann knappt ur startgroparna förrän det damp ner ett mejl från Kinas fjärde största biltillverkare. Uppmaningen: Hjälp oss med bilshower i samband med lanseringen av ett nytt bilmärke.
NYHET Publicerad:

Cykelbuss satsar på gröna transporter

NYKLÄCKT Utmaningen var att transportera cyklar från återvinningscentralen. Lösningen blev att starta Sveriges grönaste åkeriföretag.
NYHET Publicerad:

Mitt är ditt AB ​- Delningsekonomin går från hippie till hipster

TREND Lägenhet, arbetsplats, kläder, verktyg och bilskjuts. Idag går det att dela, låna eller hyra i stort sett vad som helst i den nya delningsekonomin. Förmedlingsföretag som taxitjänsten Uber, rumsuthyraren Airbnb och tjänstförmedlaren TaskRabbit värderas till miljardbelopp. Men företagen är också kontroversiella och kritiker menar att lagar och regler som ska skydda konsumenter och anställda kringgås.
NYHET Publicerad:

Kändisarnas egen gitarrbyggare

BILDEN När Michael Sandéns gitarr gick sönder kunde han inte laga den. Då han åkte till USA för att lära sig bygga en ny. Idag säljer han klassiska gitarrer till kändisar som Per Gessle, Marie Bergman och Ulf Lundell.
NYHET Publicerad:

Stopp för investeringar i välfärdssektorn

VÄLFÄRD Landets företagare anser att regeringens förslag om att begränsa vinstuttag får stora konsekvenser. 81 procent tror att investeringarna i välfärdsföretag kommer att minska under tiden frågan utreds, visar en ny Skop-undersökning, som gjorts på uppdrag av tidningen Entreprenör.
NYHET Publicerad:

Förbannelsen som nästan slog in

ENTREPRENÖR Förvärva, ärva, fördärva. Det är den klassiska förbannelsen som sägs vila över den tredje generationens familjeföretagare. Alex Tengvall var tredjen ut när han tog över Risenta och han var snubblande nära att uppfylla profetian. Fylld av iver att föra det anrika företaget in i framtiden, styrde han istället mot ruinens brant.
NYHET Publicerad:

Innovationer på menyn

HÅLLBAR MATPRODUKTION Vad ska vi människor äta nu och i framtiden? Denna fråga engagerar inte bara trädkramare och miljöaktivister. Idag är allt fler överens om att den globala livsmedelsproduktionen måste ställas om mot ökad hållbarhet. Det öppnar stora möjligheter för nytänkande entreprenörer inom kost, hälsa, livsmedel och jordbruk. Två svenska exempel är företagen Optifreeze och Heliospectra, som sysslar med frysteknik respektive belysning i växthus.
NYHET Publicerad:

Företagare vill ha bättre eget socialt skyddsnät

FÖRETAGARFRÅGOR Krångliga regler och LAS i all ära, det är den egna tryggheten och ett förbättrat socialt skyddsnät som står högt på småföretagens önskelista. Det visar en ny undersökning som blir ett förslag till regeringen att ta tag i.
NYHET Publicerad:

De öppnar arbetsmarknaden för personer med funktionsnedsättning

SAMHÄLLSENGAGEMANG Årets vinnare av Samhalls Visa vägen-pris är klara. Priset går till den arbetsgivare och den eldsjäl som gör mest för att öppna arbetsmarknaden för personer med funktionsnedsättning.
NYHET Publicerad:

Varaktiga karteller bildas av narcissister

HALLÅ DÄR... Magnus Söderberg, som forskar i nationalekonomi vid CERNA Mines ParisTech. Du har på uppdrag av Konkurrensverket skrivit en rapport som visar att personer med narcissistiska drag bildar priskarteller oftare än andra.
NYHET Publicerad:

20 år med EU. Vi kan bättre.

ÅSIKT I veckan som gick firade många Sveriges ja till EU vid folkomröstningen för 20 år sedan. Och visst är det värt att fira de fördelar med avreglering, harmonisering och inre marknads-möjligheter som EU-medlemskapet för med sig. Samtidigt behöver mycket förbättras.
NYHET Publicerad:

Psykolog blev räddningsplanka för guldsmedja

I PRAKTIKEN Tomas och Lotta Henriksson köpte en guldsmedsbutik, lanserade eget varumärke, ökade i omsättning samtidigt som de fick barn och renoverade både butik och sin privata villa. Till slut ville han sälja och hon utveckla butiken. Räddningen blev en psykolog.
NYHET Publicerad:

Nelly.com satsar på skräddarsydda lösningar i Europa

I PRAKTIKEN Näthandlaren Nelly.com har lagt norden för sina fötter. Siktet är inställt på att bli störst i Europa. Vägen dit stavas: lokalanpassning. En splittrad marknad med olika språk, valutor och köpbeteenden kräver att man lär känna sin marknad”, säger Magnus Månsson.
NYHET Publicerad:

Kommunal upphandlingschef hotade leverantör

UPPHANDLING Byggföretaget förlorade upphandlingen men ansåg att det vinnande budet inte uppfyllde kraven. När överprövningen lämnats in skrev upphandlingschefen ett brev och krävde att den skulle dras tillbaka – annars skulle det riskera att skada framtida relationer. ”Det var inte hot utan ett erbjudande”, försvarade sig kommunen med.
NYHET Publicerad:

Friskis & Svettis på kinesiska

ENTREPRENÖR Linus Holmsäter tog den helylle-svenska jympan till Kina, ett land där ungas motionsvanor är obefintliga och betalningsviljan för ett gymkort nästan noll. I dag har Heyrobics gjort sig känt för uppseendeväckande pass på hustak och massträning med 30 000 personer på Himmelska fridens torg. På kinesisk stats-tv visas dokumentären om den svenske entreprenören och ”världens gladaste sport”.
NYHET Publicerad:

Hela världen vill bo i deras trädkojor

ENTREPRENÖR Från att ha drivit en sömnig vägkrog till att bli intervjuad av CNN. På bara några månader förändrades Britta och Kent Lindvalls företagarliv i grunden när de öppnade Treehotel i Harads. Medierna stod i kö för att göra reportage och kändisar som supermodellen Kate Moss ville boka rum.