Bättre affärer med molntjänster

I PRAKTIKEN När Fredrik Petersen startade sitt företag, IT Office, i januari 2008 behövde han snabbt se till att få ett bra it-stöd för verksamheten. Han uppskattade investeringsbehovet till mellan 500 000 och en miljon kronor för att köpa in servrar, mjukvara och konsulttjänster för att systemen skulle vara klara att använda. Tack vare en smart molntjänst fick han tillgång till allt det för en låg månadskostnad utan investeringar.

Foto: Pontus Johansson

Fredrik Petersens företag IT Office har sparat både tid och pengar genom att använda molntjänster istället för att investera i egna servrar.

– I den vevan fick jag nys om ett norskt system, 24seven Office, som erbjöd det mesta av det vi behövde. Det har mail, gruppkalender, to-do-listor, projekthantering, filutforskare och förstås redovisningssystem för bokföringen, säger Fredrik Petersen.

Molnet gör det möjligt för små företag att få robusta och billiga it-system på samma sätt som de största företagen i världen. Tack vare att man behöver betala för mer än det man faktiskt använder kan små företag man få tillgång till en infrastruktur med tusentals servrar och hundratals tekniker som sköter om dem otroligt mycket billigare än det skulle vara att köpa in och själv sköta driften av systemen. Förutom rena it-tjänster har IT Office även lagt in telefonerna i molnet.

– Vi har en virtuell telefonväxel och till den har vi softphones i datorerna. Allt man behöver är ett USB-headset för att kunna ringa.

IT Office affärsidé är att hjälpa kunderna att få en effektiv dokumenthantering. Konkret så innebär det att de säljer skrivare, kopiatorer samt servrar och mjukvara för att hantera dokument och arkiv. De hjälper även kunderna att komma igång med systemen.

– I vissa fall har vi kunnat hjälpa våra kunder att minska kostnaderna för dokumenthanteringen med 30 procent, säger Fredrik Petersen.

Fördelarna med molntjänsterna kan sammanfattas med tre ord: pris, tillgänglighet och enkelhet.

– Vi har otroligt låg driftskostnad för våra it-system. Istället för att investera och drifta egna servrar så hyr vi in oss. Med molnet ligger driftskostanden för våra it-system på ett par tusenlappar i månaden. Vi spar både pengar och tid eftersom en egen server måste klappas om minst ett par timmar varje vecka för att den ska fungera.

Tillgängligheten är också en viktig faktor. Tjänsterna är i princip alltid igång.

– Upptiden är fantastisk. De hade 99.99 procent upptid förra året. Vad blir det? En kvarts nedtid på hela året. Det är inte lätt att få sådan upptid om man driftar själv.

Det går självklart att använda tjänsterna via Internet, inte bara för Fredrik Petersen och hans anställda utan även för redovisningsbyrån. Hela systemet är tillgängligt och det enda som behövs är en webbläsare.

– Vår redovisningsbyrå träffar vi nästan aldrig numera. Vi har en verifikationsstämpel som vi stämplar fakturorna med. Sedan scannar vi dem och lägger in i redovisningssystemet. Sedan sköter byrån konteringen och betalningen av fakturorna, säger Fredrik Petersen.

Att systemet är tillgängligt via Internet har också gjort att de kan arbeta med nya och mer effektiva metoder.

– När våra tekniker är ute och konsultar hos kunderna tidsredovisar de direkt i 24seven Office, när vi sedan träffar kunderna kan vi direkt berätta för dem när vi gjort saker åt dem och hur lång tid det tog att göra dem.

Fredrik Petersen har en stationär dator på jobbet och en bärbar hemma. Han behöver aldrig ta med sig dokument hem på kvällen utan kommer enkelt åt dem om han behöver dem via filutforskaren i molnet hos 24seven Office.

Även om Fredrik verkligen gillar molntjänsterna han använder menar han att det även finns nackdelar med dem.

– En nackdel med att inte ha en egen server och en egen it-person är att man tappar den personliga kontakten med dem som sköter om ens system. När vi ringer support nu hamnar vi en helpdesk. Det är förstås inte lika bra som att ha en egen it-person, men skillnaderna i pris gör att det ändå är värt det.

Säkerheten är något som de flesta som överväger att börja med molntjänster tar upp som ett allvarligt problem men det oroar inte Fredrik Petersen.

– Visst är det teoretiskt möjligt att någon hos 24seven Office skulle kunna kopiera alla kunddata, men det skulle en egen it-person också kunna göra. Det man verkligen behöver kolla upp är att ens leverantör är stabil och inte riskerar att gå i konkurs eller liknande.

Andra tips när man väljer en molnleverantör är att verkligen kontrollera att leverantören sköter backuper, har redundans och hög tillgänglighet. Prata med referenskunder och hör hur det fungerat och om supporten är bra.

– Jag tror inte att vi skulle ha kunnat komma så här långt på så kort tid om vi hade driftat våra egna servrar och inte hade använt molntjänster, säger Fredrik Petersen.

Lars Wallgren
Vad är molnet?

Det finns flera olika typer av molntjänster. Programuthyrning via Internet som har putsats upp lanseras ofta som molntjänster. Detta börjar bli vanligt och är väldigt lönsamt, trots att det ofta är billigt för kunden. Förklaringen är att marginalkostnaden för en ny kund i princip är noll kronor så det lönar sig snabbt för leverantörerna när de börjar få många kunder.

En annan typ av tjänst är att hyra virtuella servrar, eller andra virtuella maskiner i molnet. De fungerar som en vanlig dator och du kan installera program i dem. När de maskiner du har igång får för mycket att göra kan du starta flera kopior så att de kan hantera den ökade belastningen.

Den tredje molntrenden är att hyra funktioner i molnet och i vissa fall går det till och med att kombinera funktionerna i molnet till helt nya tjänster. Det kan handla om att köpa funktionerna för telefonväxel, e-post, antispam, antivirus, fillagring, meddelandesystem, redovisningssystem och andra funktioner.

Expertens 10 tips

Predrag Mitrovic, upphovsman till CloudSweden, är rådgivare i molnfrågor till ett flertal svenska och amerikanska företag.

1. Sätt igång och prova en molntjänst! Börja med en tydligt avgränsad funktion där du har störst effekter att hämta hem, exempelvis e-post, webbpublicering eller samarbetsplattformar.

2. Utvärdera, mät och utvärdera på nytt när det gäller kostnaderna. Det är lätt att missa någon debitering i molnet, speciellt om du köper infrastruktur som en tjänst.

3. Produktivitetsfaktorn får inte underskattas. I molnet är åtkomsten starkt förenklad och kan nås via webbläsare eller mobil.

4. Alla molntjänster är inte en molntjänst. Om någon säljer virtualisering som en molntjänst så är det en varningsklocka. Molntjänster ska vara enkla att starta upp, skala upp eller ner, ha tydliga gränssnitt och kosta dig för det du använder.

5. Tänk på att du inte får lagra personuppgifter utanför EU:s gränser. Säkerställ att din molnleverantör inte ”läcker” uppgifter utanför de gränserna.

6. Kontrollera att leverantören sköter backuper och annan infrastruktur. Undersök vilka rutiner de har för att hantera katastrofer som brand och översvämning. Vilken ersättning kan du få från dina eller deras försäkringar om något skulle drabba dina data?

7. Försäkra dig om att det är du som äger dina data och att du rimligt enkelt kan tanka ut data ur deras system. Då minskar du risken för att drabbas allvarligt om molnleverantören av någon anledning skulle hamna på obestånd.

8. Jämför olika leverantörer på fler punkter än priset. Det viktigaste är att du blir nöjd. Bra lättanvända, funktioner och en support i världsklass är oftast viktigare än det allra lägsta priset.

9. Passa på att undersöka om du kan förenkla eller förbättra dina rutiner när du byter till en molntjänst.

10. Prata med andra som använder molntjänster för att få tips och idéer.

comments powered by Disqus
Annons

Fler nyheter från Entreprenör

NYHET Publicerad:

Ödesval för företagsamheten

VAL 2014 Vinstförbud i välfärdsföretag, höjd arbetsgivaravgift för unga, höjd restaurangmoms, slopat Rut-avdrag, höjda miljö- och kilomterskatter, slopat tvåundantag i Las och en återinförd arbetsmarknadsprövning vid arbetskraftsinvandring. Många företagare oroar sig för hur deras företag ska överleva om dessa politiska förslag blir verklighet efter valet. Tidningen Entreprenör har rest runt i landet och träffat entreprenörerna som riskerar att drabbas.
NYHET Publicerad:

Rykande hett familjeföretag

ENTREPRENÖR Svart, hett och rykande. Sommaren betyder högsäsong för familjeföretaget Nordic Bitumen, som sysslar med just bitumen som finns i asfalt.  Tidningen Entreprenör har besökt systrarna Anna och Ulrika Berglund som driver företaget i småländska Väckelsång. De bjuder på en rafflande historia kantad av mordbrand och försvunna kontaktpersoner.
NYHET Publicerad:

Köttbullsrace för matmomsen

VAL Mats Eriksson blev vald till Årets Lobbyist 2011 för sin otröttliga kamp för en lägre moms på mat på restaurang. Inför valet jobbar han nu ideellt för att upplysa politiker om vikten av att behålla den lägre momsen. Metoden: Ett köttbullsrace.
NYHET Publicerad:

Nominera årets unga vd

UTMÄRKELSE Är du 30 år och redan vd? Eller känner du någon som är det? För första gången delar Entreprenör tillsammans med Motivation.se och Executive People ut priset till årets unga vd. Och det är du som bestämmer vem som ska vinna.
NYHET Publicerad:

Tapettillverkare får skjuts av kunglig glans

I PRAKTIKEN Tapetföretaget Duro Sweden kan titulera sig Kunglig hovleverantör. Något som öppnat upp dörrar till nya affärskontakter.  ”Det kungliga emblemet fungerar som en kvalitetsstämpel, speciellt när vi riktar oss till marknader utanför Sverige", säger vd Björn Andersson.
NYHET Publicerad:

Nätentreprenören som håller måttet

ENTREPRENÖR Det svenska företaget Tailor Store har en enkel affärsidé: Skräddarsydda skjortor på nätet. Men bakom den sobert designade webbshopen finns även ett samhälls- och miljöengagemang. Entreprenör åkte till Sri Lanka tillsammans med delägaren och vd:n Jan Höjman för att besöka skrädderiet på plats.
NYHET Publicerad:

Grattis alla företagare! Näringsfriheten 150 år

JUBILEUM Den 18 juni är en stor dag för alla företagare i Sverige. Då fyller nämligen näringsfriheten 150 år. Men hur kom denna liberala reform egentligen till och vilka personer var drivande? Läs historikern och författaren Anders Johnsons berättelse om näringsfrihetens födelse.
NYHET Publicerad:

Syrlig uppstickare utmanar spritbranschen

ENTREPRENÖR Karriären stod på topp. I 25 års tid rörde sig Ylva Binder hemtamt i Londons affärskvarter där hon ansvarade för en rad prestigefulla spritmärken. Men en uppslitande rättstvist senare har London och storföretag ersatts med svensk landsbygd och en hembrygd rabarberlikör.
NYHET Publicerad:

Se upp Sverige! Världen kommer ikapp

GLOBALISERING Sverige har i fem år i rad utsetts till världens näst mest innovativa land, enligt Global Innovation Index. Mest innovativt är Sydkorea, men det råder ingen tvekan om att vårt land drar nytta av framstående forskning, hög kunskapsnivå och världsledande företag. Men nu är världen på väg att komma ikapp. Och det i snabb takt. Det polska it-företaget Asseco, det indiska bilföretaget Tata Motors, det brasilianska kosmetikaföretaget Natura Cosméticos och det kinesiska telekomföretag Huawei är alla exempel på snabbväxande företag som erövrar världen.
NYHET Publicerad:

Hattmakare satsar på utdöende yrke

BILDEN Det finns två manliga modister i Sverige. 27-årige Richard Scholz är en av dem. Hans stora dröm är att få tillverka fantastiska kreationer till Royal Ascot-hästkapplöpningarnas årliga hattparad i England.
NYHET Publicerad:

Att kopiera med stolthet

ENTREPRENÖRSKAP Bell uppfann inte telefonen, Edison snodde idén till glödlampan och Jobs kopierade tanken på ett skrivbord för Apple. Att kopiera med stolthet är en urgammal metod som visat sig vara ett framgångsrecept, men skapar fortfarande debatt.
”Det är lätt att tro att man måste uppfinna något från början, men oftast är det tvåan som vinner”, säger Thomas Arens, författare till boken Tvåan vinner.
NYHET Publicerad:

Stockholm har bäst tillväxtpotential

UNDERSÖKNING Stockholms län har bäst tillväxtpotential i landet, visar en undersökning från Visma. Sämst är Västernorrland, som tillsammans med Blekinge län och Gävleborgs län hamnar i botten för tredje året i rad.
NYHET Publicerad:

De fattigas bankir blev världens bästa entreprenör

ENTREPRENEUR OF THE YEAR Det orättvisa indiska banksystemet var gnistan som fick Uday Kotak att starta ett eget finansföretag. Knappt 20 år senare kan han titulera sig världens främste entreprenör efter att tagit hem titeln i tävlingen Entrepreneur of the Year vid den stora galan i Monte Carlo.
NYHET Publicerad:

Årets upplaga av VM i företagande har startat

ENTREPRENEUR OF THE YEAR Det är ett VM i företagande, eller en Oscarsgala om man så vill. Världsfinalen i tävlingen Entrepreneur of the Year har i år samlat ett rekordstort antal deltagare. Runt den festliga inramningen i Monte Carlo finns också viljan att visa på entreprenörernas och företagens stora betydelse för framtida jobb.
NYHET Publicerad:

”Vi började och slutade med två tomma händer”

VAD HÄNDE SEN Affärsidén slog an omedelbart och inom en månad var företaget igång. Två år senare beslutade sig den ena av grundarna för att lämna, ett beslut som mognat under den första semestern sedan företaget startat.– Månaden när vi startade var så intensiv och kändes hur kort som helst. Månaden när jag fattade beslutet att stiga av var den tyngsta och längsta jag varit med om.
NYHET Publicerad:

Allt fler kommuner vill ha bonus av företagen

UPPHANDLING Det kallas ”förvaltningsavgift” eller ”avtalsadministrationsavgift”. Men bakom orden döljer sig krav på att företag som levererar varor eller tjänster till en kommun ska betala en provision. Dessutom ska företagen hålla reda på administrationen kring affärerna.
NYHET Publicerad:

Återfallsentreprenören Hjalmar Winbladh: "Jag går på magkänsla"

ENTREPRENÖR Serieentreprenören och affärsängeln Hjalmar Winbladh är begreppet ”it-pionjär” personifierad. För över 20 år sedan startade han sitt första företag inom mobilt internet, långt innan Google, Facebook eller ens Hotmail fanns. Men trots miljardförsäljning och flera succéföretag fortätter entreprenörskapet att locka. Idag driver han startup:en Wrapp.
NYHET Publicerad:

Gertrud leker sig till framgång

I PRAKTIKEN För produktionsbolaget Gertrud går lek och lönsamhet hand i hand. Nya affärsmöjligheter har uppstått när medarbetarna får ägna sig åt specialintressen. Vägen till nya affärer kantas av devisen – Ha kul på jobbet!
NYHET Publicerad:

Rekrytering i fokus på Start-up day

EVENT Studententreprenörer, startup-grundare och investerare. Alla deltog de i årets upplaga av eventet Start-up day som nyligen gick av stapeln i Stockholm. Tidningen Entreprenör var givetvis på plats för att ta pulsen på nyföretagare och trender.
NYHET Publicerad:

Opartisk tjänst vill lyfta fram partierna

VAL Under supervalåret kan det vara svårt att veta var partierna står i alla frågor. Det vill tjänsten Partisk.nu ändra på. Här ska den nyfikne enkelt få svar inför valen, menar Rasmus Haglund, grundare.