NYHET Publicerad

Bättre affärer med molntjänster

I PRAKTIKEN När Fredrik Petersen startade sitt företag, IT Office, i januari 2008 behövde han snabbt se till att få ett bra it-stöd för verksamheten. Han uppskattade investeringsbehovet till mellan 500 000 och en miljon kronor för att köpa in servrar, mjukvara och konsulttjänster för att systemen skulle vara klara att använda. Tack vare en smart molntjänst fick han tillgång till allt det för en låg månadskostnad utan investeringar.

Foto: Pontus Johansson

Fredrik Petersens företag IT Office har sparat både tid och pengar genom att använda molntjänster istället för att investera i egna servrar.

– I den vevan fick jag nys om ett norskt system, 24seven Office, som erbjöd det mesta av det vi behövde. Det har mail, gruppkalender, to-do-listor, projekthantering, filutforskare och förstås redovisningssystem för bokföringen, säger Fredrik Petersen.

Molnet gör det möjligt för små företag att få robusta och billiga it-system på samma sätt som de största företagen i världen. Tack vare att man behöver betala för mer än det man faktiskt använder kan små företag man få tillgång till en infrastruktur med tusentals servrar och hundratals tekniker som sköter om dem otroligt mycket billigare än det skulle vara att köpa in och själv sköta driften av systemen. Förutom rena it-tjänster har IT Office även lagt in telefonerna i molnet.

– Vi har en virtuell telefonväxel och till den har vi softphones i datorerna. Allt man behöver är ett USB-headset för att kunna ringa.

IT Office affärsidé är att hjälpa kunderna att få en effektiv dokumenthantering. Konkret så innebär det att de säljer skrivare, kopiatorer samt servrar och mjukvara för att hantera dokument och arkiv. De hjälper även kunderna att komma igång med systemen.

– I vissa fall har vi kunnat hjälpa våra kunder att minska kostnaderna för dokumenthanteringen med 30 procent, säger Fredrik Petersen.

Fördelarna med molntjänsterna kan sammanfattas med tre ord: pris, tillgänglighet och enkelhet.

– Vi har otroligt låg driftskostnad för våra it-system. Istället för att investera och drifta egna servrar så hyr vi in oss. Med molnet ligger driftskostanden för våra it-system på ett par tusenlappar i månaden. Vi spar både pengar och tid eftersom en egen server måste klappas om minst ett par timmar varje vecka för att den ska fungera.

Tillgängligheten är också en viktig faktor. Tjänsterna är i princip alltid igång.

– Upptiden är fantastisk. De hade 99.99 procent upptid förra året. Vad blir det? En kvarts nedtid på hela året. Det är inte lätt att få sådan upptid om man driftar själv.

Det går självklart att använda tjänsterna via Internet, inte bara för Fredrik Petersen och hans anställda utan även för redovisningsbyrån. Hela systemet är tillgängligt och det enda som behövs är en webbläsare.

– Vår redovisningsbyrå träffar vi nästan aldrig numera. Vi har en verifikationsstämpel som vi stämplar fakturorna med. Sedan scannar vi dem och lägger in i redovisningssystemet. Sedan sköter byrån konteringen och betalningen av fakturorna, säger Fredrik Petersen.

Att systemet är tillgängligt via Internet har också gjort att de kan arbeta med nya och mer effektiva metoder.

– När våra tekniker är ute och konsultar hos kunderna tidsredovisar de direkt i 24seven Office, när vi sedan träffar kunderna kan vi direkt berätta för dem när vi gjort saker åt dem och hur lång tid det tog att göra dem.

Fredrik Petersen har en stationär dator på jobbet och en bärbar hemma. Han behöver aldrig ta med sig dokument hem på kvällen utan kommer enkelt åt dem om han behöver dem via filutforskaren i molnet hos 24seven Office.

Även om Fredrik verkligen gillar molntjänsterna han använder menar han att det även finns nackdelar med dem.

– En nackdel med att inte ha en egen server och en egen it-person är att man tappar den personliga kontakten med dem som sköter om ens system. När vi ringer support nu hamnar vi en helpdesk. Det är förstås inte lika bra som att ha en egen it-person, men skillnaderna i pris gör att det ändå är värt det.

Säkerheten är något som de flesta som överväger att börja med molntjänster tar upp som ett allvarligt problem men det oroar inte Fredrik Petersen.

– Visst är det teoretiskt möjligt att någon hos 24seven Office skulle kunna kopiera alla kunddata, men det skulle en egen it-person också kunna göra. Det man verkligen behöver kolla upp är att ens leverantör är stabil och inte riskerar att gå i konkurs eller liknande.

Andra tips när man väljer en molnleverantör är att verkligen kontrollera att leverantören sköter backuper, har redundans och hög tillgänglighet. Prata med referenskunder och hör hur det fungerat och om supporten är bra.

– Jag tror inte att vi skulle ha kunnat komma så här långt på så kort tid om vi hade driftat våra egna servrar och inte hade använt molntjänster, säger Fredrik Petersen.

Lars Wallgren
Vad är molnet?

Det finns flera olika typer av molntjänster. Programuthyrning via Internet som har putsats upp lanseras ofta som molntjänster. Detta börjar bli vanligt och är väldigt lönsamt, trots att det ofta är billigt för kunden. Förklaringen är att marginalkostnaden för en ny kund i princip är noll kronor så det lönar sig snabbt för leverantörerna när de börjar få många kunder.

En annan typ av tjänst är att hyra virtuella servrar, eller andra virtuella maskiner i molnet. De fungerar som en vanlig dator och du kan installera program i dem. När de maskiner du har igång får för mycket att göra kan du starta flera kopior så att de kan hantera den ökade belastningen.

Den tredje molntrenden är att hyra funktioner i molnet och i vissa fall går det till och med att kombinera funktionerna i molnet till helt nya tjänster. Det kan handla om att köpa funktionerna för telefonväxel, e-post, antispam, antivirus, fillagring, meddelandesystem, redovisningssystem och andra funktioner.

Expertens 10 tips

Predrag Mitrovic, upphovsman till CloudSweden, är rådgivare i molnfrågor till ett flertal svenska och amerikanska företag.

1. Sätt igång och prova en molntjänst! Börja med en tydligt avgränsad funktion där du har störst effekter att hämta hem, exempelvis e-post, webbpublicering eller samarbetsplattformar.

2. Utvärdera, mät och utvärdera på nytt när det gäller kostnaderna. Det är lätt att missa någon debitering i molnet, speciellt om du köper infrastruktur som en tjänst.

3. Produktivitetsfaktorn får inte underskattas. I molnet är åtkomsten starkt förenklad och kan nås via webbläsare eller mobil.

4. Alla molntjänster är inte en molntjänst. Om någon säljer virtualisering som en molntjänst så är det en varningsklocka. Molntjänster ska vara enkla att starta upp, skala upp eller ner, ha tydliga gränssnitt och kosta dig för det du använder.

5. Tänk på att du inte får lagra personuppgifter utanför EU:s gränser. Säkerställ att din molnleverantör inte ”läcker” uppgifter utanför de gränserna.

6. Kontrollera att leverantören sköter backuper och annan infrastruktur. Undersök vilka rutiner de har för att hantera katastrofer som brand och översvämning. Vilken ersättning kan du få från dina eller deras försäkringar om något skulle drabba dina data?

7. Försäkra dig om att det är du som äger dina data och att du rimligt enkelt kan tanka ut data ur deras system. Då minskar du risken för att drabbas allvarligt om molnleverantören av någon anledning skulle hamna på obestånd.

8. Jämför olika leverantörer på fler punkter än priset. Det viktigaste är att du blir nöjd. Bra lättanvända, funktioner och en support i världsklass är oftast viktigare än det allra lägsta priset.

9. Passa på att undersöka om du kan förenkla eller förbättra dina rutiner när du byter till en molntjänst.

10. Prata med andra som använder molntjänster för att få tips och idéer.

comments powered by Disqus
Annons

Fler nyheter från Entreprenör

NYHET Publicerad:

Nominera årets unga vd

UTMÄRKELSE Känner du en riktigt bra ung vd som förtjänar att uppmärksammas? I så fall är det hög tid att nominera den personen till priset Årets Unga VD.
NYHET Publicerad:

Tidsoptimist fick klinik på rätt köl

I PRAKTIKEN Från halvfärdiga arbetsuppgifter, osorterade pappershögar och brandkårsutryckningar till städat skrivbord, örnkoll på e-mejlen och ett effektivt bokningssystem. Sedan Mattias Edman fick hjälp att planera arbetsdagen får han mer gjort, kommer sällan i tidsnöd och har fått tillbaka arbetsglädjen.
NYHET Publicerad:

Banken där ingen idé är för tokig

FINANSIERING Ju tokigare desto bättre. Sparbanken i Valdemarsvik tar till nya grepp för att locka företagare med udda idéer till banken. I bankens marknadsföring visar medarbetarna upp sig i minst sagt ovanliga situationer och miljöer.
NYHET Publicerad:

Rävsax tvingar SFI-skola att lägga ner

BYRÅKRATI Långa handläggningstider hos Skolverket och otydliga besked från Malmö Högskola har satt utbildningsföretaget AlphaCE i en riktig knipa. Nu riskerar skolan att stängas för att lärarna inte får sina legitimationer i tid. ”Jag blir förbannad på att myndigheterna är så fyrkantiga”, säger vd Maria Mattsson Mähl.
NYHET Publicerad:

Sverige – avregleringarnas förlovade land

MONOPOLBRYTARNA En gång i tiden tillverkade svenska staten både elcyklar och hamburgare och när du ringde taxi fick du svar av en statlig tjänsteman. De senaste decennierna har dock en mängd monopol avskaffats och nya marknader öppnats för driftiga företagare. Men är pendeln på väg att slå tillbaka?
NYHET Publicerad:

Turbulent resa för luftfartspionjär

MONOPOLBRYTARNA Det här är starten på en artikelserie som handlar om entreprenörerna som tagit steget rakt ut i det okända och som skapat eller utvecklat en marknad som tidigare varit stängd. Vi skildrar pionjärernas kamp mot monopolen i vitt skilda branscher.
Först ut är monopolbrytaren Wilhelm Wohlfahrt som har beskyllts för att vara den ”som förstörde allting”. Han är pionjären som utmanade Luftfartsverkets monopol och startade Europas första privata flygledningsföretag.
NYHET Publicerad:

Löshårsprinsessa erövrar världen

ENTREPRENÖR Med envishet och en stark tilltro till affärsidén att sälja löshår på nätet har Ida Backlund byggt upp en helt egen nisch som idag omsätter 120 miljoner kronor. Tidningen Entreprenör har gjort ett återbesök hos Rapunzel of Sweden, där utvecklingskurvan pekat uppåt ända sedan start.
NYHET Publicerad:

Med mål att anställa unga

JOBB David Polfeldt, vd för spelbolaget Massive Entertainment, tog initiativet och startade projektet Good Malmö. Tillsammans med andra företagare ska han ge arbetslösa Malmöbor, i första hand ungdomar, chansen till ett jobb.
NYHET Publicerad:

Förändra eller dö: Digitaliseringen går i rasande fart

DIGITALISERING Spotify, Netflix och Uber är alla företag som genom digital teknik utmanat och stöpt om sina respektive branscher. Och det på väldigt kort tid. På sikt kommer alla företag i alla branscher att utsättas för ett liknande förändringstryck. Därför har du som företagare inte råd att ignorera digitaliseringen.
NYHET Publicerad:

Storföretag inte tillräckligt bra på samarbeta

SAMVERKAN Både företagsjättar och startups kan tjäna på att samarbeta med varandra. Men svenska storföretag är inte tillräckligt bra på att engagera sig. ”Det är den saknande pusselbiten för den nordiska startupscenen”, säger Johan Brenner från riskkapitalbolaget Creandum.
NYHET Publicerad:

Svenska företagare offer för brysk skatteindrivning

SKATTEINDRIVNING Skatten ska in till varje pris. Företagare drivs från hus och hem och tvingas i konkurs innan de har fått en ordentlig prövning i domstol. ”Sverige är ett känslokallt land när det kommer till att betala skatt. Skatten kommer i första hand, till och med före mänskliga rättigheter”, säger Jan Thörnhammar, advokat som drivit flera fall och vunnit mot Sverige i Europadomstolen.
NYHET Publicerad:

Fågelskrämman som tar snyltarna med storm

BILDEN Stararna kom i flock och länsade Tobias Rydbergs odling på blåbär. Han testade att skrämma bort fåglarna med blanka cd-skivor och plastugglor, men inget hjälpte. Det var först när han hittade draken, som ser ut som en rovfågel, som han fick ha sina bär i fred.
NYHET Publicerad:

On the road again…

NYKLÄCKT Camilla Björklund ville ha en förändring i sitt liv. Så hon gick en utbildning för att bli fotvårdsterapeut. Men att ta emot kunder på en klinik var aldrig ett alternativ. Istället kör hon ut till kunderna i sin egentillverkade fotvårdsbuss.
NYHET Publicerad:

Ballerinans nya drömroll

ENTREPRENÖR En av världens främsta ballerinor genom tiderna har sadlat om. Anneli Alhanko, hovdansare och prima ballerina assoluta, tog vid 55 års ålder sig an rollen som entreprenör. Idag driver hon dansskolan Base 23 i Stockholm. Passionen för dansen har hon tagit med sig in i företaget.
NYHET Publicerad:

Nysatsning hjälper tiggare bli företagare

ENTREPRENÖRSKAP Det nystartade sociala företaget Bära-laget ska förbättra situationen för människor som tigger i Göteborg. Tanken är att låta tiggarna bli försäljare och producenter av matkassar i tyg.
NYHET Publicerad:

Svenskt företag bromsar HIV-spridning i Uganda

KAMPANJ Så fort sexleksaksföretaget Oliver & Eva säljer en flaska glidmedel i Sverige skänker de även en flaska till HBTQ-rörelsen i Uganda. Kampanjen går under namnet I Lube Uganda. ”Det är lätt att känna en hopplöshet inför situationen i Uganda, men det här är ett sätt för oss att göra något konkret”, säger vd:n Tobias Lundqvist.
NYHET Publicerad:

Hetaste teknikföretagen utsedda

UTMÄRKELSE Årets vinnare av 33-listan är korade. Listan består av 33 företag som har utvecklat en produkt eller tjänst med potential och förutsättning att förändra sin bransch.
NYHET Publicerad:

Bantat regelmål upprör företagare

BYRÅKRATI Många företag kämpar för att överleva, växa och anställa. Men det är svårt när så mycket tid och pengar måste läggas på administration och krångel. Men regeringen har en plan; företagens administrativa kostnader 2020 ska inte vara större än vad de var 2012. ”Att målet är tamt är snällt uttryckt. Det är alldeles åt skogen”, säger företagaren Åke Jansson.
NYHET Publicerad:

Matpassionerade systrar leder anrikt miljardföretag

ENTREPRENÖR Få företag i Sverige har drivits som familjeföretag lika länge som Slakteriaktiebolaget i Stockholm, förkortat Sabis. På 140 år har företaget gått från ett antal köttbodar till ett matimperium med butiker, restauranger och hotell. Sedan 2010 leds det anrika företaget av systrarna Caroline Cederblad och Madeleine Brehmer.
NYHET Publicerad:

Klimatsmarta företag går i bräschen för minskade utsläpp

KLIMATSMARTA FÖRETAG Familjeföretaget Leksands Knäckebröd är koldioxidneutralt och Volvo lastvagnar har sin andra utsläppsfria fabrik på plats. Det pågår ett stenhårt arbete ute på fabriksgolv och kontor för att minska utsläppen. Företagen är vana vid att gå före men oroar sig för att politikerna straffar ut det svenska näringslivet.