Bättre affärer med molntjänster

I PRAKTIKEN När Fredrik Petersen startade sitt företag, IT Office, i januari 2008 behövde han snabbt se till att få ett bra it-stöd för verksamheten. Han uppskattade investeringsbehovet till mellan 500 000 och en miljon kronor för att köpa in servrar, mjukvara och konsulttjänster för att systemen skulle vara klara att använda. Tack vare en smart molntjänst fick han tillgång till allt det för en låg månadskostnad utan investeringar.

Foto: Pontus Johansson

Fredrik Petersens företag IT Office har sparat både tid och pengar genom att använda molntjänster istället för att investera i egna servrar.

– I den vevan fick jag nys om ett norskt system, 24seven Office, som erbjöd det mesta av det vi behövde. Det har mail, gruppkalender, to-do-listor, projekthantering, filutforskare och förstås redovisningssystem för bokföringen, säger Fredrik Petersen.

Molnet gör det möjligt för små företag att få robusta och billiga it-system på samma sätt som de största företagen i världen. Tack vare att man behöver betala för mer än det man faktiskt använder kan små företag man få tillgång till en infrastruktur med tusentals servrar och hundratals tekniker som sköter om dem otroligt mycket billigare än det skulle vara att köpa in och själv sköta driften av systemen. Förutom rena it-tjänster har IT Office även lagt in telefonerna i molnet.

– Vi har en virtuell telefonväxel och till den har vi softphones i datorerna. Allt man behöver är ett USB-headset för att kunna ringa.

IT Office affärsidé är att hjälpa kunderna att få en effektiv dokumenthantering. Konkret så innebär det att de säljer skrivare, kopiatorer samt servrar och mjukvara för att hantera dokument och arkiv. De hjälper även kunderna att komma igång med systemen.

– I vissa fall har vi kunnat hjälpa våra kunder att minska kostnaderna för dokumenthanteringen med 30 procent, säger Fredrik Petersen.

Fördelarna med molntjänsterna kan sammanfattas med tre ord: pris, tillgänglighet och enkelhet.

– Vi har otroligt låg driftskostnad för våra it-system. Istället för att investera och drifta egna servrar så hyr vi in oss. Med molnet ligger driftskostanden för våra it-system på ett par tusenlappar i månaden. Vi spar både pengar och tid eftersom en egen server måste klappas om minst ett par timmar varje vecka för att den ska fungera.

Tillgängligheten är också en viktig faktor. Tjänsterna är i princip alltid igång.

– Upptiden är fantastisk. De hade 99.99 procent upptid förra året. Vad blir det? En kvarts nedtid på hela året. Det är inte lätt att få sådan upptid om man driftar själv.

Det går självklart att använda tjänsterna via Internet, inte bara för Fredrik Petersen och hans anställda utan även för redovisningsbyrån. Hela systemet är tillgängligt och det enda som behövs är en webbläsare.

– Vår redovisningsbyrå träffar vi nästan aldrig numera. Vi har en verifikationsstämpel som vi stämplar fakturorna med. Sedan scannar vi dem och lägger in i redovisningssystemet. Sedan sköter byrån konteringen och betalningen av fakturorna, säger Fredrik Petersen.

Att systemet är tillgängligt via Internet har också gjort att de kan arbeta med nya och mer effektiva metoder.

– När våra tekniker är ute och konsultar hos kunderna tidsredovisar de direkt i 24seven Office, när vi sedan träffar kunderna kan vi direkt berätta för dem när vi gjort saker åt dem och hur lång tid det tog att göra dem.

Fredrik Petersen har en stationär dator på jobbet och en bärbar hemma. Han behöver aldrig ta med sig dokument hem på kvällen utan kommer enkelt åt dem om han behöver dem via filutforskaren i molnet hos 24seven Office.

Även om Fredrik verkligen gillar molntjänsterna han använder menar han att det även finns nackdelar med dem.

– En nackdel med att inte ha en egen server och en egen it-person är att man tappar den personliga kontakten med dem som sköter om ens system. När vi ringer support nu hamnar vi en helpdesk. Det är förstås inte lika bra som att ha en egen it-person, men skillnaderna i pris gör att det ändå är värt det.

Säkerheten är något som de flesta som överväger att börja med molntjänster tar upp som ett allvarligt problem men det oroar inte Fredrik Petersen.

– Visst är det teoretiskt möjligt att någon hos 24seven Office skulle kunna kopiera alla kunddata, men det skulle en egen it-person också kunna göra. Det man verkligen behöver kolla upp är att ens leverantör är stabil och inte riskerar att gå i konkurs eller liknande.

Andra tips när man väljer en molnleverantör är att verkligen kontrollera att leverantören sköter backuper, har redundans och hög tillgänglighet. Prata med referenskunder och hör hur det fungerat och om supporten är bra.

– Jag tror inte att vi skulle ha kunnat komma så här långt på så kort tid om vi hade driftat våra egna servrar och inte hade använt molntjänster, säger Fredrik Petersen.

Lars Wallgren
Vad är molnet?

Det finns flera olika typer av molntjänster. Programuthyrning via Internet som har putsats upp lanseras ofta som molntjänster. Detta börjar bli vanligt och är väldigt lönsamt, trots att det ofta är billigt för kunden. Förklaringen är att marginalkostnaden för en ny kund i princip är noll kronor så det lönar sig snabbt för leverantörerna när de börjar få många kunder.

En annan typ av tjänst är att hyra virtuella servrar, eller andra virtuella maskiner i molnet. De fungerar som en vanlig dator och du kan installera program i dem. När de maskiner du har igång får för mycket att göra kan du starta flera kopior så att de kan hantera den ökade belastningen.

Den tredje molntrenden är att hyra funktioner i molnet och i vissa fall går det till och med att kombinera funktionerna i molnet till helt nya tjänster. Det kan handla om att köpa funktionerna för telefonväxel, e-post, antispam, antivirus, fillagring, meddelandesystem, redovisningssystem och andra funktioner.

Expertens 10 tips

Predrag Mitrovic, upphovsman till CloudSweden, är rådgivare i molnfrågor till ett flertal svenska och amerikanska företag.

1. Sätt igång och prova en molntjänst! Börja med en tydligt avgränsad funktion där du har störst effekter att hämta hem, exempelvis e-post, webbpublicering eller samarbetsplattformar.

2. Utvärdera, mät och utvärdera på nytt när det gäller kostnaderna. Det är lätt att missa någon debitering i molnet, speciellt om du köper infrastruktur som en tjänst.

3. Produktivitetsfaktorn får inte underskattas. I molnet är åtkomsten starkt förenklad och kan nås via webbläsare eller mobil.

4. Alla molntjänster är inte en molntjänst. Om någon säljer virtualisering som en molntjänst så är det en varningsklocka. Molntjänster ska vara enkla att starta upp, skala upp eller ner, ha tydliga gränssnitt och kosta dig för det du använder.

5. Tänk på att du inte får lagra personuppgifter utanför EU:s gränser. Säkerställ att din molnleverantör inte ”läcker” uppgifter utanför de gränserna.

6. Kontrollera att leverantören sköter backuper och annan infrastruktur. Undersök vilka rutiner de har för att hantera katastrofer som brand och översvämning. Vilken ersättning kan du få från dina eller deras försäkringar om något skulle drabba dina data?

7. Försäkra dig om att det är du som äger dina data och att du rimligt enkelt kan tanka ut data ur deras system. Då minskar du risken för att drabbas allvarligt om molnleverantören av någon anledning skulle hamna på obestånd.

8. Jämför olika leverantörer på fler punkter än priset. Det viktigaste är att du blir nöjd. Bra lättanvända, funktioner och en support i världsklass är oftast viktigare än det allra lägsta priset.

9. Passa på att undersöka om du kan förenkla eller förbättra dina rutiner när du byter till en molntjänst.

10. Prata med andra som använder molntjänster för att få tips och idéer.

comments powered by Disqus
Annons

Fler nyheter från Entreprenör

NYHET Publicerad:

Förbannelsen som nästan slog in

ENTREPRENÖR Förvärva, ärva, fördärva. Det är den klassiska förbannelsen som sägs vila över den tredje generationens familjeföretagare. Alex Tengvall var tredjen ut när han tog över Risenta och han var snubblande nära att uppfylla profetian. Fylld av iver att föra det anrika företaget in i framtiden, styrde han istället mot ruinens brant.
NYHET Publicerad:

Innovationer på menyn

HÅLLBAR MATPRODUKTION Vad ska vi människor äta nu och i framtiden? Denna fråga engagerar inte bara trädkramare och miljöaktivister. Idag är allt fler överens om att den globala livsmedelsproduktionen måste ställas om mot ökad hållbarhet. Det öppnar stora möjligheter för nytänkande entreprenörer inom kost, hälsa, livsmedel och jordbruk. Två svenska exempel är företagen Optifreeze och Heliospectra, som sysslar med frysteknik respektive belysning i växthus.
NYHET Publicerad:

Företagare vill ha bättre eget socialt skyddsnät

FÖRETAGARFRÅGOR Krångliga regler och LAS i all ära, det är den egna tryggheten och ett förbättrat socialt skyddsnät som står högt på småföretagens önskelista. Det visar en ny undersökning som blir ett förslag till regeringen att ta tag i.
NYHET Publicerad:

De öppnar arbetsmarknaden för personer med funktionsnedsättning

SAMHÄLLSENGAGEMANG Årets vinnare av Samhalls Visa vägen-pris är klara. Priset går till den arbetsgivare och den eldsjäl som gör mest för att öppna arbetsmarknaden för personer med funktionsnedsättning.
NYHET Publicerad:

Varaktiga karteller bildas av narcissister

HALLÅ DÄR... Magnus Söderberg, som forskar i nationalekonomi vid CERNA Mines ParisTech. Du har på uppdrag av Konkurrensverket skrivit en rapport som visar att personer med narcissistiska drag bildar priskarteller oftare än andra.
NYHET Publicerad:

20 år med EU. Vi kan bättre.

ÅSIKT I veckan som gick firade många Sveriges ja till EU vid folkomröstningen för 20 år sedan. Och visst är det värt att fira de fördelar med avreglering, harmonisering och inre marknads-möjligheter som EU-medlemskapet för med sig. Samtidigt behöver mycket förbättras.
NYHET Publicerad:

Psykolog blev räddningsplanka för guldsmedja

I PRAKTIKEN Tomas och Lotta Henriksson köpte en guldsmedsbutik, lanserade eget varumärke, ökade i omsättning samtidigt som de fick barn och renoverade både butik och sin privata villa. Till slut ville han sälja och hon utveckla butiken. Räddningen blev en psykolog.
NYHET Publicerad:

Nelly.com satsar på skräddarsydda lösningar i Europa

I PRAKTIKEN Näthandlaren Nelly.com har lagt norden för sina fötter. Siktet är inställt på att bli störst i Europa. Vägen dit stavas: lokalanpassning. En splittrad marknad med olika språk, valutor och köpbeteenden kräver att man lär känna sin marknad”, säger Magnus Månsson.
NYHET Publicerad:

Kommunal upphandlingschef hotade leverantör

UPPHANDLING Byggföretaget förlorade upphandlingen men ansåg att det vinnande budet inte uppfyllde kraven. När överprövningen lämnats in skrev upphandlingschefen ett brev och krävde att den skulle dras tillbaka – annars skulle det riskera att skada framtida relationer. ”Det var inte hot utan ett erbjudande”, försvarade sig kommunen med.
NYHET Publicerad:

Friskis & Svettis på kinesiska

ENTREPRENÖR Linus Holmsäter tog den helylle-svenska jympan till Kina, ett land där ungas motionsvanor är obefintliga och betalningsviljan för ett gymkort nästan noll. I dag har Heyrobics gjort sig känt för uppseendeväckande pass på hustak och massträning med 30 000 personer på Himmelska fridens torg. På kinesisk stats-tv visas dokumentären om den svenske entreprenören och ”världens gladaste sport”.
NYHET Publicerad:

3D-tekniken vinner ny mark

INDUSTRIOMVANDLING 3D-skrivare spås förändra tillverkningsindustrin i grunden. Lägre kostnader, kortare monteringstid och nya designlösningar är några av de fördelar som lyfts fram. Tidningen Entreprenör har träffat tre företag, My dental guide, Volumental och Makerspark, som alla använder sig av 3D-teknik för att trimma sina företag.
NYHET Publicerad:

Hela världen vill bo i deras trädkojor

ENTREPRENÖR Från att ha drivit en sömnig vägkrog till att bli intervjuad av CNN. På bara några månader förändrades Britta och Kent Lindvalls företagarliv i grunden när de öppnade Treehotel i Harads. Medierna stod i kö för att göra reportage och kändisar som supermodellen Kate Moss ville boka rum.
NYHET Publicerad:

IVA:s Stora guldmedalj till näringslivsnestor

UTMÄRKELSE Sten Gustafsson, tidigare vd och styrelseordförande ibland annat Saab-Scania, Astra och Incentive, tilldelades idag den Stora guldmedaljen av Kungliga Ingenjörsvetenskapsakademien, IVA. Även serieentreprenören Jane Walerud finns bland medaljörerna.
NYHET Publicerad:

Modig rekrytering hjälper plåtföretag hitta rätt arbetskraft

I PRAKTIKEN Rätt person på rätt plats behöver inte innebära att en 35-åring mitt i karriären är den bästa medarbetaren. På AQ Segerström i Eskilstuna tänker man brett i rekryteringen och anställer gärna äldre, unga utan arbetslivserfarenhet och personer med funktionsnedsättning.
NYHET Publicerad:

Se tv från mässan Eget företag

Här finns alla tv-klipp från Café Entreprenörs program som ägde rum på mässan Eget företag 2014. 
NYHET Publicerad:

Livskvaliteten ökar bland landets småföretagare

UNDERSÖKNING Sveriges småföretagare blir allt mer tillfreds med tillvaron. Nästan 80 procent anser att livskvaliteten har ökat sedan de startade eget, enligt en ny undersökning från företagarförbundet Fria Företagare och ekonomiföretaget Visma.
NYHET Publicerad:

Entreprenörerna som tar plats på gator och torg

FÖRETAGSHISTORIA Idag säger de flesta människor, oavsett politisk åskådning, att de uppskattar entreprenörer. Ett sätt att visa detta är att uppkalla gator, torg och offentliga institutioner efter framgångsrika företagare. Tidningen Entreprenör lät författaren och historikern Anders Johnson göra en resa runt Sverige för att hitta platserna som hyllar entreprenörerna.
NYHET Publicerad:

Nu vill alla bli entreprenörer

NYFÖRETAGANDE Andelen entreprenörer i Sverige har fördubblats sedan 2007. Men tyvärr har många nystartade företag blygsamma planer på att anställa och nå ut internationellt, visar entreprenörskapsrapporten GEM. Tidningen Entreprenör har besökt företaghubben SUP46 för att få en inblick i startup-entreprenörernas möjligheter och utmaningar. Vi träffar även de nystartade företagen Deo Doc, Spontano och NaturalCycles.
NYHET Publicerad:

På språng med Blondinbella

ENTREPRENÖR Sveriges mest kända tonåring har vuxit upp till en framgångsrik företagsledare. Men resan dit har inte varit spikrak. Tidningen Entreprenör hängde med Isabella Löwengrip Spångberg, mer känd som Blondinbella, under en hektisk vecka med podcastinspelning, bokmöte och produktlansering.
NYHET Publicerad:

Räddare i nöden får spridning

HALLÅ DÄR... Leif Erlandsson, projektledare och ansvarig rådgivare på nystartade Företagsjouren i Östergötland. Liknande jourer finns sedan tidigare i Jönköping och Göteborg.