NYHET Publicerad

Bättre affärer med molntjänster

I PRAKTIKEN När Fredrik Petersen startade sitt företag, IT Office, i januari 2008 behövde han snabbt se till att få ett bra it-stöd för verksamheten. Han uppskattade investeringsbehovet till mellan 500 000 och en miljon kronor för att köpa in servrar, mjukvara och konsulttjänster för att systemen skulle vara klara att använda. Tack vare en smart molntjänst fick han tillgång till allt det för en låg månadskostnad utan investeringar.

it_office_01
Foto: Pontus Johansson

Fredrik Petersens företag IT Office har sparat både tid och pengar genom att använda molntjänster istället för att investera i egna servrar.

– I den vevan fick jag nys om ett norskt system, 24seven Office, som erbjöd det mesta av det vi behövde. Det har mail, gruppkalender, to-do-listor, projekthantering, filutforskare och förstås redovisningssystem för bokföringen, säger Fredrik Petersen.

Molnet gör det möjligt för små företag att få robusta och billiga it-system på samma sätt som de största företagen i världen. Tack vare att man behöver betala för mer än det man faktiskt använder kan små företag man få tillgång till en infrastruktur med tusentals servrar och hundratals tekniker som sköter om dem otroligt mycket billigare än det skulle vara att köpa in och själv sköta driften av systemen. Förutom rena it-tjänster har IT Office även lagt in telefonerna i molnet.

– Vi har en virtuell telefonväxel och till den har vi softphones i datorerna. Allt man behöver är ett USB-headset för att kunna ringa.

IT Office affärsidé är att hjälpa kunderna att få en effektiv dokumenthantering. Konkret så innebär det att de säljer skrivare, kopiatorer samt servrar och mjukvara för att hantera dokument och arkiv. De hjälper även kunderna att komma igång med systemen.

– I vissa fall har vi kunnat hjälpa våra kunder att minska kostnaderna för dokumenthanteringen med 30 procent, säger Fredrik Petersen.

Fördelarna med molntjänsterna kan sammanfattas med tre ord: pris, tillgänglighet och enkelhet.

– Vi har otroligt låg driftskostnad för våra it-system. Istället för att investera och drifta egna servrar så hyr vi in oss. Med molnet ligger driftskostanden för våra it-system på ett par tusenlappar i månaden. Vi spar både pengar och tid eftersom en egen server måste klappas om minst ett par timmar varje vecka för att den ska fungera.

Tillgängligheten är också en viktig faktor. Tjänsterna är i princip alltid igång.

– Upptiden är fantastisk. De hade 99.99 procent upptid förra året. Vad blir det? En kvarts nedtid på hela året. Det är inte lätt att få sådan upptid om man driftar själv.

Det går självklart att använda tjänsterna via Internet, inte bara för Fredrik Petersen och hans anställda utan även för redovisningsbyrån. Hela systemet är tillgängligt och det enda som behövs är en webbläsare.

– Vår redovisningsbyrå träffar vi nästan aldrig numera. Vi har en verifikationsstämpel som vi stämplar fakturorna med. Sedan scannar vi dem och lägger in i redovisningssystemet. Sedan sköter byrån konteringen och betalningen av fakturorna, säger Fredrik Petersen.

Att systemet är tillgängligt via Internet har också gjort att de kan arbeta med nya och mer effektiva metoder.

– När våra tekniker är ute och konsultar hos kunderna tidsredovisar de direkt i 24seven Office, när vi sedan träffar kunderna kan vi direkt berätta för dem när vi gjort saker åt dem och hur lång tid det tog att göra dem.

Fredrik Petersen har en stationär dator på jobbet och en bärbar hemma. Han behöver aldrig ta med sig dokument hem på kvällen utan kommer enkelt åt dem om han behöver dem via filutforskaren i molnet hos 24seven Office.

Även om Fredrik verkligen gillar molntjänsterna han använder menar han att det även finns nackdelar med dem.

– En nackdel med att inte ha en egen server och en egen it-person är att man tappar den personliga kontakten med dem som sköter om ens system. När vi ringer support nu hamnar vi en helpdesk. Det är förstås inte lika bra som att ha en egen it-person, men skillnaderna i pris gör att det ändå är värt det.

Säkerheten är något som de flesta som överväger att börja med molntjänster tar upp som ett allvarligt problem men det oroar inte Fredrik Petersen.

– Visst är det teoretiskt möjligt att någon hos 24seven Office skulle kunna kopiera alla kunddata, men det skulle en egen it-person också kunna göra. Det man verkligen behöver kolla upp är att ens leverantör är stabil och inte riskerar att gå i konkurs eller liknande.

Andra tips när man väljer en molnleverantör är att verkligen kontrollera att leverantören sköter backuper, har redundans och hög tillgänglighet. Prata med referenskunder och hör hur det fungerat och om supporten är bra.

– Jag tror inte att vi skulle ha kunnat komma så här långt på så kort tid om vi hade driftat våra egna servrar och inte hade använt molntjänster, säger Fredrik Petersen.

Vad är molnet?

Det finns flera olika typer av molntjänster. Programuthyrning via Internet som har putsats upp lanseras ofta som molntjänster. Detta börjar bli vanligt och är väldigt lönsamt, trots att det ofta är billigt för kunden. Förklaringen är att marginalkostnaden för en ny kund i princip är noll kronor så det lönar sig snabbt för leverantörerna när de börjar få många kunder.

En annan typ av tjänst är att hyra virtuella servrar, eller andra virtuella maskiner i molnet. De fungerar som en vanlig dator och du kan installera program i dem. När de maskiner du har igång får för mycket att göra kan du starta flera kopior så att de kan hantera den ökade belastningen.

Den tredje molntrenden är att hyra funktioner i molnet och i vissa fall går det till och med att kombinera funktionerna i molnet till helt nya tjänster. Det kan handla om att köpa funktionerna för telefonväxel, e-post, antispam, antivirus, fillagring, meddelandesystem, redovisningssystem och andra funktioner.

Expertens 10 tips

Predrag Mitrovic, upphovsman till CloudSweden, är rådgivare i molnfrågor till ett flertal svenska och amerikanska företag.

1. Sätt igång och prova en molntjänst! Börja med en tydligt avgränsad funktion där du har störst effekter att hämta hem, exempelvis e-post, webbpublicering eller samarbetsplattformar.

2. Utvärdera, mät och utvärdera på nytt när det gäller kostnaderna. Det är lätt att missa någon debitering i molnet, speciellt om du köper infrastruktur som en tjänst.

3. Produktivitetsfaktorn får inte underskattas. I molnet är åtkomsten starkt förenklad och kan nås via webbläsare eller mobil.

4. Alla molntjänster är inte en molntjänst. Om någon säljer virtualisering som en molntjänst så är det en varningsklocka. Molntjänster ska vara enkla att starta upp, skala upp eller ner, ha tydliga gränssnitt och kosta dig för det du använder.

5. Tänk på att du inte får lagra personuppgifter utanför EU:s gränser. Säkerställ att din molnleverantör inte ”läcker” uppgifter utanför de gränserna.

6. Kontrollera att leverantören sköter backuper och annan infrastruktur. Undersök vilka rutiner de har för att hantera katastrofer som brand och översvämning. Vilken ersättning kan du få från dina eller deras försäkringar om något skulle drabba dina data?

7. Försäkra dig om att det är du som äger dina data och att du rimligt enkelt kan tanka ut data ur deras system. Då minskar du risken för att drabbas allvarligt om molnleverantören av någon anledning skulle hamna på obestånd.

8. Jämför olika leverantörer på fler punkter än priset. Det viktigaste är att du blir nöjd. Bra lättanvända, funktioner och en support i världsklass är oftast viktigare än det allra lägsta priset.

9. Passa på att undersöka om du kan förenkla eller förbättra dina rutiner när du byter till en molntjänst.

10. Prata med andra som använder molntjänster för att få tips och idéer.

comments powered by Disqus
Annons
Annons
Annons

Fler nyheter från Entreprenör

NYHET Publicerad:

Inget handelsavtal med Obama

FRIHANDEL EU:s handelsministrar ger klartecken till frihandelsavtal med Kanada men motståndet mot TTIP växer. Och nu ger man officiellt upp hoppet om ett avtal under Obamas tid som president.
NYHET Publicerad:

Succéinnovation för hundar ledde till patenttvist

SNILLEBLIXTARNA, DEL 2 Nina Ottossons innovationer för hundar blev en global succé, men ledde också till att många kopierade hennes produkter. Som innovativ småföretagare är noggrannhet i patentprocesserna och en rejäl dos tålamod avgörande. ”Det märkliga är att det är upp till mig att bevisa att andra har kopierat mig, inte tvärtom”, säger hon. Den andra delen av Entreprenörs artikelserie ”Snilleblixtarna” handlar om hur man skyddar sin idé.
NYHET Publicerad:

Liten klättring uppåt för Eda

FÖRETAGSKLIMAT Tidningen Entreprenör har följt värmländska Edas arbete med att ta sig från botten av Svenskt Näringslivs ranking över företagsklimatet i landets kommuner. Resultatet blev en liten uppryckning.
NYHET Publicerad:

Rekordlyft för Vännäs

FÖRETAGSKLIMAT Vännäs är den kommun som klättrar snabbast i Svenskt Näringslivs rankning över företagsklimatet i landets kommuner. Kommunföreträdare och företagare ser en ökad dialog som främsta framgångsfaktorn. "Viljan att lyssna och att försöka vara en bra kommun har verkligen ökat", säger åkeriägaren Stefan Johansson.
NYHET Publicerad:

Tvingas vänta 13 månader på ett arbetstillstånd

MYNDIGHETSKRÅNGEL Tacton har flera segdragna ärenden om förlängda arbetstillstånd hos Migrationsverket. Ett har pågått i 13 månader. I de anställdas arbetsuppgifter ingår möten utomlands, men så länge handläggning pågår kan de inte lämna Sverige. ”Konsekvensen blir att våra medarbetare inte kan göra sina jobb”, säger Christer Wallberg, vice ordförande.
NYHET Publicerad:

Startade vårdcentral mitt i debattstorm

ENTREPRENÖR Lora Leijoned kom till Sverige från Ryssland för att studera konst, men bestämde sig för att bli jurist istället. Men efter en karriär på Skatteverket och inom försäkringsbranschen gjorde hon helt om. Utan erfarenhet och mitt under den brinnande debatten om vinstförbud i välfärden öppnade Lora Leijoned en vårdcentral i Nyköping.
NYHET Publicerad:

Kärleken till kakao driver företaget vidare

VAD HÄNDE SEN Den lilla chokladfabriken i Umeå drivs med hjälp av äkta råvaror och en aldrig sinande kärlek till kakao. Trots ökande efterfrågan håller Jenny Berg igen på produktionstakten. Tillverkningen av chokladkakor är bara en del i ambitionen på att göra världen lite bättre.
NYHET Publicerad:

Avskalat koncept banade väg ut på digital världsmarknad

I PRAKTIKEN När SmartSign bildades 1998 tillverkade de skärmar för digital skyltning. Men den stora framgången kom efter att de vågat renodla sitt koncept och endast sälja programvaran. ”Vi har ökat omsättningen rejält och kommer att fortsätta öka framöver”, spår försäljningschefen Dan Arrias.
NYHET Publicerad:

Fria tyglar ger extra skjuts till egen startup

I PRAKTIKEN När Lundalogik inte fick säljverktyget LIME Go att fungera som de ville drog de igång en start-up. ”Eftersom tjänsten skilde sig så mycket från våra andra produkter och arbetssätt satte vi ihop en självständig enhet med siktet på att göra business på nya sätt, säger Lars Andersson ansvarig för LIME Go.
NYHET Publicerad:

Douglas Roos: "Jag kommer aldrig sluta jobba. Det gör man inte som entreprenör."

TIO FRÅGOR Efter att ha sålt av sin del av Ladbrokes Norden, hade Douglas Roos kunnat leva ett tillbakalutat liv i bekvämlighet. Men det lockas han inte av överhuvudtaget. För honom är företagandet ett livselixir.
NYHET Publicerad:

Andreas Vurals färgglada lurar lockar världsartister

ENTREPRENÖR Justin Bieber har flashat sina på Instagram, Kendall Jenner har inspirerat 55 miljoner följare att bära dem och Zara Larsson har bloggat om sina exemplar. Happy Plugs färgglada lurar säljs idag både hos Colette i Paris och Harrods i London. Men företagets resa började så långt från glamouren det går att komma, i härjedalska Sveg.
NYHET Publicerad:

”Granska din idé med andras ögon”

SNILLEBLIXTARNA, DEL 1 En idé, hur mycket du än brinner för den, kan bara utvecklas till en innovation om någon faktiskt är villig att betala för den eller använda den. Det säger Eva Swede, expert på affärs- och innovationsprocesser. Hon uppmanar därför alla idésprutor att noggrant analysera sin egen idé.
NYHET Publicerad:

Petra Wadströms strålande idé

SNILLEBLIXTARNA, DEL 1 ”Jag kan inte se ett problem utan att försöka lösa det. Jag vill skapa lösningar som är till nytta för människor”. Det säger Petra Wadström, uppfinnare av Solvatten och en av Sveriges mest prisade innovatörer. Hon är först ut i Entreprenörs nya artikelserie ”Snilleblixtarna”, där vi genom olika uppfinnares historier får följa innovationsprocessen från idé till färdig produkt. I del ett fokuserar vi på idén.
NYHET Publicerad:

"Våga tacka nej till uppdrag"

GÄSTKRÖNIKA Som nyföretagare får man ofta förfrågningar från uppdragsgivare som inte tillhör den kundkrets man tänkt sig. Det är svårt att veta hur man ska agera när man behöver få in pengar, men samtidigt måste bygga sitt varumärke. Men det är viktigt att våga tacka nej, skriver affärsrådgivaren och bloggaren Klara-Maria Mach.
NYHET Publicerad:

Unga sociala medier-proffs vann stort i EM

UNG FÖRETAGSAMHET EM i ung Företagsamhet avgjordes nyligen i Luzern, Schweiz. Där tog fem elever från Leksands gymnasium, med sitt företag Update UF, hem det prestigefulla priset Client focus award. Tävlingen har gett blodad tand. ”Jag vill absolut fortsätta med företagande, det är jättekul”, säger Stephanie Schwabe, produktutvecklare.
NYHET Publicerad:

En låda kommer lastad

DIGITAL HANDEL Tvål, hundleksaker, japanskt godis, parfym eller nyttigheter för ungkarlar. Idag kan du köpa nästan allt du kan tänka dig via prenumerationstjänster på nätet. Och trenden ökar. Nu köper även företag prenumerationstjänster på internet för att öka trivseln på arbetsplatsen.
NYHET Publicerad:

Lalle Johnson: ”Jag vill inte vara som alla andra”

TIO FRÅGOR Efter 32 år som stylist bestämde Lalle Johnson sig för att skapa en kollektion med handsydda kläder han själv ville bära. ”Jag har använt mina kunskaper för att skapa något unikt”.
NYHET Publicerad:

Obemannad matbutik landsbygdens räddning

NYKLÄCKT När Robert Ilijason tappade den sista burken barnmat sent på kvällen kom han på sin affärsidé: en mataffär som är öppen dygnet runt, och som dessutom är obemannad. Nu ser han sitt koncept som en räddning på landsbygdens avfolkning och serviceproblem.
NYHET Publicerad:

Icahandlarens kamp mot utanförskapet

ENTREPRENÖR På Ica Maxi i Södertälje driver Jonas Berg ett storskaligt integrationsprojekt. Hundratals lärlingar och praktikanter har kommit till hans butik, många med utländsk bakgrund, för att senare få anställning eller slussas vidare i samhället.
NYHET Publicerad:

Uppåt för svenskt entreprenörskap - tack vare kvinnorna

RAPPORT Förra året minskade entreprenörskapet i Sverige dramatiskt. Men nu vänder den negativa utvecklingen. Entreprenörskapet ökar och det är kvinnors företagande som står för hela ökningen. Det visar undersökningen Global Entrepreneurship Monitor, GEM.