Bättre affärer med molntjänster

I PRAKTIKEN När Fredrik Petersen startade sitt företag, IT Office, i januari 2008 behövde han snabbt se till att få ett bra it-stöd för verksamheten. Han uppskattade investeringsbehovet till mellan 500 000 och en miljon kronor för att köpa in servrar, mjukvara och konsulttjänster för att systemen skulle vara klara att använda. Tack vare en smart molntjänst fick han tillgång till allt det för en låg månadskostnad utan investeringar.

Foto: Pontus Johansson

Fredrik Petersens företag IT Office har sparat både tid och pengar genom att använda molntjänster istället för att investera i egna servrar.

– I den vevan fick jag nys om ett norskt system, 24seven Office, som erbjöd det mesta av det vi behövde. Det har mail, gruppkalender, to-do-listor, projekthantering, filutforskare och förstås redovisningssystem för bokföringen, säger Fredrik Petersen.

Molnet gör det möjligt för små företag att få robusta och billiga it-system på samma sätt som de största företagen i världen. Tack vare att man behöver betala för mer än det man faktiskt använder kan små företag man få tillgång till en infrastruktur med tusentals servrar och hundratals tekniker som sköter om dem otroligt mycket billigare än det skulle vara att köpa in och själv sköta driften av systemen. Förutom rena it-tjänster har IT Office även lagt in telefonerna i molnet.

– Vi har en virtuell telefonväxel och till den har vi softphones i datorerna. Allt man behöver är ett USB-headset för att kunna ringa.

IT Office affärsidé är att hjälpa kunderna att få en effektiv dokumenthantering. Konkret så innebär det att de säljer skrivare, kopiatorer samt servrar och mjukvara för att hantera dokument och arkiv. De hjälper även kunderna att komma igång med systemen.

– I vissa fall har vi kunnat hjälpa våra kunder att minska kostnaderna för dokumenthanteringen med 30 procent, säger Fredrik Petersen.

Fördelarna med molntjänsterna kan sammanfattas med tre ord: pris, tillgänglighet och enkelhet.

– Vi har otroligt låg driftskostnad för våra it-system. Istället för att investera och drifta egna servrar så hyr vi in oss. Med molnet ligger driftskostanden för våra it-system på ett par tusenlappar i månaden. Vi spar både pengar och tid eftersom en egen server måste klappas om minst ett par timmar varje vecka för att den ska fungera.

Tillgängligheten är också en viktig faktor. Tjänsterna är i princip alltid igång.

– Upptiden är fantastisk. De hade 99.99 procent upptid förra året. Vad blir det? En kvarts nedtid på hela året. Det är inte lätt att få sådan upptid om man driftar själv.

Det går självklart att använda tjänsterna via Internet, inte bara för Fredrik Petersen och hans anställda utan även för redovisningsbyrån. Hela systemet är tillgängligt och det enda som behövs är en webbläsare.

– Vår redovisningsbyrå träffar vi nästan aldrig numera. Vi har en verifikationsstämpel som vi stämplar fakturorna med. Sedan scannar vi dem och lägger in i redovisningssystemet. Sedan sköter byrån konteringen och betalningen av fakturorna, säger Fredrik Petersen.

Att systemet är tillgängligt via Internet har också gjort att de kan arbeta med nya och mer effektiva metoder.

– När våra tekniker är ute och konsultar hos kunderna tidsredovisar de direkt i 24seven Office, när vi sedan träffar kunderna kan vi direkt berätta för dem när vi gjort saker åt dem och hur lång tid det tog att göra dem.

Fredrik Petersen har en stationär dator på jobbet och en bärbar hemma. Han behöver aldrig ta med sig dokument hem på kvällen utan kommer enkelt åt dem om han behöver dem via filutforskaren i molnet hos 24seven Office.

Även om Fredrik verkligen gillar molntjänsterna han använder menar han att det även finns nackdelar med dem.

– En nackdel med att inte ha en egen server och en egen it-person är att man tappar den personliga kontakten med dem som sköter om ens system. När vi ringer support nu hamnar vi en helpdesk. Det är förstås inte lika bra som att ha en egen it-person, men skillnaderna i pris gör att det ändå är värt det.

Säkerheten är något som de flesta som överväger att börja med molntjänster tar upp som ett allvarligt problem men det oroar inte Fredrik Petersen.

– Visst är det teoretiskt möjligt att någon hos 24seven Office skulle kunna kopiera alla kunddata, men det skulle en egen it-person också kunna göra. Det man verkligen behöver kolla upp är att ens leverantör är stabil och inte riskerar att gå i konkurs eller liknande.

Andra tips när man väljer en molnleverantör är att verkligen kontrollera att leverantören sköter backuper, har redundans och hög tillgänglighet. Prata med referenskunder och hör hur det fungerat och om supporten är bra.

– Jag tror inte att vi skulle ha kunnat komma så här långt på så kort tid om vi hade driftat våra egna servrar och inte hade använt molntjänster, säger Fredrik Petersen.

Lars Wallgren
Vad är molnet?

Det finns flera olika typer av molntjänster. Programuthyrning via Internet som har putsats upp lanseras ofta som molntjänster. Detta börjar bli vanligt och är väldigt lönsamt, trots att det ofta är billigt för kunden. Förklaringen är att marginalkostnaden för en ny kund i princip är noll kronor så det lönar sig snabbt för leverantörerna när de börjar få många kunder.

En annan typ av tjänst är att hyra virtuella servrar, eller andra virtuella maskiner i molnet. De fungerar som en vanlig dator och du kan installera program i dem. När de maskiner du har igång får för mycket att göra kan du starta flera kopior så att de kan hantera den ökade belastningen.

Den tredje molntrenden är att hyra funktioner i molnet och i vissa fall går det till och med att kombinera funktionerna i molnet till helt nya tjänster. Det kan handla om att köpa funktionerna för telefonväxel, e-post, antispam, antivirus, fillagring, meddelandesystem, redovisningssystem och andra funktioner.

Expertens 10 tips

Predrag Mitrovic, upphovsman till CloudSweden, är rådgivare i molnfrågor till ett flertal svenska och amerikanska företag.

1. Sätt igång och prova en molntjänst! Börja med en tydligt avgränsad funktion där du har störst effekter att hämta hem, exempelvis e-post, webbpublicering eller samarbetsplattformar.

2. Utvärdera, mät och utvärdera på nytt när det gäller kostnaderna. Det är lätt att missa någon debitering i molnet, speciellt om du köper infrastruktur som en tjänst.

3. Produktivitetsfaktorn får inte underskattas. I molnet är åtkomsten starkt förenklad och kan nås via webbläsare eller mobil.

4. Alla molntjänster är inte en molntjänst. Om någon säljer virtualisering som en molntjänst så är det en varningsklocka. Molntjänster ska vara enkla att starta upp, skala upp eller ner, ha tydliga gränssnitt och kosta dig för det du använder.

5. Tänk på att du inte får lagra personuppgifter utanför EU:s gränser. Säkerställ att din molnleverantör inte ”läcker” uppgifter utanför de gränserna.

6. Kontrollera att leverantören sköter backuper och annan infrastruktur. Undersök vilka rutiner de har för att hantera katastrofer som brand och översvämning. Vilken ersättning kan du få från dina eller deras försäkringar om något skulle drabba dina data?

7. Försäkra dig om att det är du som äger dina data och att du rimligt enkelt kan tanka ut data ur deras system. Då minskar du risken för att drabbas allvarligt om molnleverantören av någon anledning skulle hamna på obestånd.

8. Jämför olika leverantörer på fler punkter än priset. Det viktigaste är att du blir nöjd. Bra lättanvända, funktioner och en support i världsklass är oftast viktigare än det allra lägsta priset.

9. Passa på att undersöka om du kan förenkla eller förbättra dina rutiner när du byter till en molntjänst.

10. Prata med andra som använder molntjänster för att få tips och idéer.

comments powered by Disqus
Annons

Fler nyheter från Entreprenör

NYHET Publicerad:

”CSR krävs för att ta sig in på marknaden”

HALLÅ DÄR… Tommy Lundgren, nationalekonom vid Umeå universitet, som undersökt vilken typ av hållbarhetsarbete, Corporate Social Responsibility, som företag ägnar sig åt, varför de gör det och vad det finns att tjäna.
NYHET Publicerad:

KKV upphandlar för en krona per timme

UPPHANDLING Tommy Lundström, vd på Autotech Teknikinformation i Skellefteå, är kritisk till hur myndigheter upphandlar tjänster. "När till och med Konkurrensverket, KKV, som ska hjälpa myndigheter och företag i LOU-djungeln, gör en egen upphandling och godkänner taktiska ”nollbud” och utesluter seriösa företag med realistiska timpriser, är botten nådd".
NYHET Publicerad:

Alla vill bli entreprenör men ingen vill bli vd

UNDERSÖKNING Intresset för att bli entreprenör har aldrig varit större bland Sveriges unga. Men samtidigt visar en rad rapporter att ungas vilja att bli vd eller chef är rekordlågt. Nu larmar flera organisationer om att situationen är akut. Vi ställer oss frågan - varför vill unga inte bli vd?
NYHET Publicerad:

Moderatledaren Anna Kinberg Batra: ”Det måste bli lättare att byta jobb mitt i livet”

POLITIK Det måste bli lättare för företag att växa och anställa. Men att riva upp arbetsrätten och förändra turordningsregler är inte aktuellt. Fokus ligger i stället på att förbättra omställning i arbetslivet, från gamla till nya jobb. Det säger den nytillträdda moderatledaren Anna Kinberg Batra i en exklusiv intervju med tidningen Entreprenör.
NYHET Publicerad:

Cecilia Malmström sätter ribban för världens största frihandelsavtal

HANDELSAVTAL Att få igenom frihandelsavtalet mellan EU och USA vilar i mångt och mycket på svenska axlar. EU:s handelskommissionär Cecilia Malmström har tagit över förhandlingarna i ett avgörande läge. Hon måste hantera allmänhetens oro, blidka motståndet och driva på när parterna på allvar ska diskutera detaljer. Tidningen Entreprenör har fått en exklusiv intervju med Cecilia Malmström.
NYHET Publicerad:

Paret som tog auktioner från finrum till folknöje

ENTREPRENÖR Lauritz Christensen var ett av Danmarks äldsta auktionshus. 1998 köpte svensken Bengt Sundström företaget med den bestämda föresatsen att förändra branschen i grunden. Hemliga finrum skulle bli publika på nätet och inom kort lanserades Lauritz.com. Tillsammans med hustrun Mette Rode Sundström driver han nu Nordens största auktionshus.
NYHET Publicerad:

Hon är en pärla på kolakokning

BILDEN Allt doftar 1930-tal i den lilla butiken Pärlans konfektyr på söder i Stockholm. Men inspirationen kommer faktisk från Japan och grundaren Lisa Ericsons resa dit.
NYHET Publicerad:

Prisbelönt duo ger tårtan en renässans

NYKLÄCKT Tillhör tårtor det förgångna? Tvärtom, menar grundarna till Haga Tårtcompani & Bageri. Med lika delar gammalt som nytt, blandat med aktiv marknadsföring har de tagit Stockholm med storm.
NYHET Publicerad:

Hon tvingades lägga ned sin skola – nu får hon rätt

BYRÅKRATI Precis före skolstart i höstas tvingades Palmlunds Skolor lägga ned sin skola i Bjuv. Detta efter att Byggnadsnämnden oväntat sade nej till ett tidsbegränsat bygglov. Nu ger länsstyrelsen friskolan rätt. ”Det känns så onödigt. Det var så många som drabbades. Anställda och elever”, säger Christina Wahlgren Ek som drev skolan.
NYHET Publicerad:

Guldkantade pristävlingar triggar personalen att bli supersäljare

I PRAKTIKEN Belöningar ökar motivationen. Det är William Moulod, chef för huvudkontoret på säljföretaget Key Solutions övertygad om. Genom tävlingar, motivationsmöten, en anställd glädjespridare och veckovis återkoppling på utfört arbete lyfter personalen sig själva till nya höjder.
NYHET Publicerad:

”Vi måste våga prata om när det kraschar”

KONKURS Varje dag går mer än 16 svenska företag i konkurs. Det är nästan 7 000 bolag om året. Men krascherna och entreprenörerna bakom dem pratas det sällan om. Ordet konkurs är fortfarande tabu. Det vill författaren Björn Flintberg ändra på. Han har skrivit en bok om sin egen konkurs.
NYHET Publicerad:

Småföretagen som vågar satsa i Afrika

EXPORT Svenska storbolag som Atlas Copco, Ericsson och ABB är sedan länge etablerade i Afrika. Men nu börjar även små och medelstora exportföretag få upp ögonen för den höga tillväxten på kontinenten. Möt fyra företag som satsat på den afrikanska marknaden och få de bästa exporttipsen från experter på Business Sweden och EKN. Hur stora är egentligen riskerna?
NYHET Publicerad:

Svårt att utvärdera statligt företagsstöd

STATLIGT STÖD Effekten av statliga satsningar på enskilda företag går inte att mäta. De statliga aktörerna lämnar inte ut vilka företag som fått ta del av satsningar, visar en ny rapport från Riksrevisionen.
NYHET Publicerad:

Landstinget norpade hans affärsidé

KONKURRENS Stockholms läns landsting och Malmö Stad vände sig till Karlstadsbaserade tjänsteföretaget Off2Off för att få hjälp med att utforma en portal på nätet. Men istället för ett kontrakt gick de vidare med idén på egen hand. ”Jag känner mig trampad på”, säger entreprenör Fredrik Östlin.
NYHET Publicerad:

Klarnagrundarna är årets främsta entreprenörer

TÄVLING Konkurrensen var hårdare än någonsin, men till slut stod grundarna av Klarna som vinnare av Entrepreneur of the Year. Nu väntar världsfinalen i Monte Carlo.
NYHET Publicerad:

En social entreprenör att räkna med

ENTREPRENÖR Allt började när ingenjören Johan Wendt hjälpte grannflickan med matteläxan. Han insåg att det gjorde honom lycklig och några år senare gjorde han läxläsningen till en affärsidé. Mattecentrum såg dagens ljus. Idag omfattar verksamheten 180 000 barn och unga i hela landet. Och med de framgångarna i ryggen är Johan Wendt nu redo för nästa idé: Kodcentrum.
NYHET Publicerad:

Squashen hjälper Fredrik hålla rätt kurs

I PRAKTIKEN Han vet vad han vill och stannar aldrig förrän han har nått målet. Squashkarriären fortsätter att prägla Fredrik Johnsons ledarstil. I näringslivet går han en match varje dag.
NYHET Publicerad:

Pengar från folket

FINANSIERING Folkfinansiering, att via nätet vända sig till flera finansiärer för att få in kapital, är den nya tidens företagsfinansiering. Enligt World Banks prognoser kommer folkfinansiering år 2025 samla in nästan dubbelt så mycket pengar som det globala riskkapitalet gör i dag. Nu har flera nya metoder utvecklats bland annat; peer to peer och crowd equity. Entreprenör reder ut begreppen.
NYHET Publicerad:

"Entreprenörskap är att ta kalkylerade risker"

ENTREPRENÖR Redan som barn lyckades Anders Ström kombinera sina två stora intressen; spel och datorer. Idag är hans bolag Unibet en av de största internationella aktörerna på spelmarknaden. För Anders Ström handlar spel och entreprenörskap om samma sak; att försöka förutse framtiden och ta kalkylerade risker. Entreprenör träffade siffersnillet under en blixtvisit i hemlandet.
NYHET Publicerad:

Bönan som ska förändra världen

ENTREPRENÖR Choklad gör människor lyckliga. Choklad är också nyttigt. Därför är choklad den perfekta produkten för att göra världen en liten gnutta bättre. Så resonerar Jenny Berg, som genom sin egen chokladfabrik i Umeå, tänker förändra världen.