Thomas Cook insåg tidigt värdet av att arbeta mobilt. För över tio år sedan försåg de alla anställda med bärbara datorer. Därefter införde de ip-telefoni och kunde skära rejält i sina utgifter. Sedan dess har ny mobil teknologi välkomnats till den globala resekoncernen allteftersom den nått marknaden. Deras stegvisa tillvägagångssätt har fungerat bra enligt Margaretha Bremar, it-direktör på Thomas Cook Northern Europe.
Ett mobilt arbetssätt handlar till stor del om att förenkla för de anställda genom att erbjuda flexibilitet i vardagen. För Margaretha Bremar är varje vinst för individen en vinst för företaget.
– Möjligheten ska finnas att arbeta hemifrån så att man kan överkomma trassel med sjuka barn eller liknande. Så länge arbetet är uppstyrt kring några principer kan nästan allt göras utanför kontoret, säger hon.
För Thomas Cook, vars själva affärsidé är resor, måste de anställda kunna arbeta obehindrat även på resande fot. Personalen kan alltid ansluta sig via en VPN-uppkoppling och över hälften av de anställda har smart phones. Kommunikation mellan kontor i olika länder sker via videolänk och under möten är alla uppkopplade för att omedelbart kunna dela information med varandra.
Effektivitet, modernitet och kostnadssänkningar är Margaretha Bremars ledord. Men det finns fler anledningar att arbeta mobilt. Idag förväntar sig unga att arbetsgivaren möjliggör ett mobilt arbetssätt. För att attrahera den högsta kompetensen måste man vara en modern arbetsgivare som erbjuder sina medarbetare den senaste teknologin.
– De flesta vill ta ansvar och jag tror benhårt på att individer arbetar bättre under eget ansvar. Frihet resulterar i effektivitet, säger Margaretha Bremar.
Hon ångrar inga av de förändringar som gjorts de senaste åren. Tvärtom. Hade hon kunnat gå tillbaka i tiden hade hon tillgängliggjort ännu mer mobil teknologi för fler på ett ännu tidigare stadium.
Ny kommunikationsteknologi har under de senaste tio åren förändrat rollerna för både chefer och anställda. Ansvaret för arbetet har flyttats över till den anställde med resultatet att arbetsledaren i ordets sanna bemärkelse blir spindeln i nätet. Margaretha Bremar tror att med väl utarbetade tillvägagångssätt är det inget problem att medarbetarna befinner sig på olika platser.
– Chefens uppgift är att hålla ihop gruppen och se till att alla arbetar mot samma mål. Planering och kommunikation är extra viktigt när inte alla är på plats, säger hon.
Inte bara medarbetare vill ha flexibla lösningar, kunderna efterfrågar också mobilitet. Nära 20 procent av kundaktiviteten sker från smart phones eller surfplattor. För Thomas Cook som har verksamhet över stora delar av världen bedömer Margaretha Bremar att mobila lösningar blir mer intressanta och viktigare allt eftersom villkoren för surfning över landsgränser förbättras.
Som med alla förändringsprocesser stöter man ibland på patrull. Margaretha Bremar berättar att hon ibland möts av skepsis från såväl anställda som från ledningen när ny teknologi införs. För en tid sedan startade Thomas Cook en intern chattfunktion som erbjuder ett mellanting mellan mail och telefonsamtal. Margaretha Bremar älskar chatten, men från början höll inte alla med.
– Många tyckte inte att det behövdes och att folk bara skulle småsnacka med varandra. Det kanske vissa gör, men jag tycker det är en otrolig effektivitetsvinst för det dagliga arbetet, säger hon.
För att få förtroende för förändringarna måste de anställda kunna lita på att ny teknologi fyller en funktion. Affärstänket får inte gå förlorat menar Margaretha Bremar.
– Vi gör ju allt för att vara så effektiva som möjligt. Inför vi något nytt måste vi kunna bevisa att det förbättrar arbetet, förklarar hon.
För att det mobila arbetssättet ska fungera måste säkerheten alltid vara uppdaterad. Det krävs hela tiden nya säkerhetsverktyg och metoder för att hitta rätt säkerhetsnivå.
Många utmaningar väntar Thomas Cook. Bland annat att tillgängliggöra alla program och funktioner som finns på datorn även på mobilen. Thomas Cook utvecklar till stor del sin egen mjukvara och Margaretha Bremar hoppas på att snart komma fram till en lösning. Kraven på att kunna göra allt var som helst ökar och tar sig uttryck i trenden BYOD, Bring Your Own Device. Det är en växande trend bland unga som äger bra datorer privat eller har egna surfplattor och vill använda dem för jobbändamål.
Molntjänster ökar också i popularitet men främst inom de mindre affärskritiska delarna.
– Med varje ny teknologi vi inför ställs det nya krav på mjukvara, säkerhet och kompabilitetsfrågor. För BYOD och molntjänster ska vi bara hitta rätt metoder och verktyg och framförallt rätt nivå för användandet, säger Margaretha Bremar.
