Kreativitetskick när kontoret flyttar ut

I Praktiken Sedan ett år tillbaka kan Sabina Ståhle, konsultchef på Previa, och hennes medarbetare arbeta under bar himmel – något som ställt invanda kontorsvanor på sin spets. ”Det är en utmaning att lämna konferensrummet och gå ut samtidigt som det kickar igång kreativiteten ordentligt”, säger Sabina Ståhle.

Sabina Ståhle, konsultchef på Previa.
Att arbeta under bar himmel är en av Sabina Ståhles arbetsförmåner. ”Det kräver att man tänker till. Jag försöker till exempel hitta en ny mötesstruktur för oss på kontoret där det blir naturligt att lämna konferensrummen och gå ut istället”, säger säger Sabina Ståhle, konsultchef på Previa.

När Sabine Ståhle, konsultchef på Previa, tittar ut från sitt kontor från i företagsparken i Växjö, ser hon sitt andra kontor – en grönskande oas där rabatterna fått stå tillbaka för solgula stolar och bänkar och träbord i ståhöjd. Allt är utformat som små avskilda vägglösa rum med stolpar där man kan koppla in sina datorer. I ena hörnet ligger ett glasrum med solceller på taket som ger el till området.

Bakom projektet står Norrporten som har byggt det 300 kvadratmeter stora utekontoret med plats för 80 personer. Kontoret, som invigdes förra våren, är tillgängligt för alla bolag i företagsparken och stoltserar med att vara det första i sitt slag i Sverige.

– För oss som arbetar med arbetsmiljöfrågor och ska ligga i framkant på området passar det ju utmärkt att gå först och visa våra kunder att det faktiskt går att arbeta utomhus, säger Sabina Ståhle.

Att placera kontoret utomhus är en växande trend som kommer från USA. I Sverige spirar intresset för utekontor och kunskapsarbete. De senaste åren har många företag satsat på så kallade aktivitetsbaserade kontor där de anställda väljer arbetsplats utifrån vilket behov de har för stunden, och utekontoren blir en naturlig utveckling av detta.

Och det finns fördelar att vinna som arbetsgivare genom att låta sina medarbetare förlägga delar av sin arbetsdag utanför kontoret.

– Många har ett stressigt arbetsliv. Att jobba ute en stund om dagen minskar stressnivåerna samtidigt som vi blir piggare. För att inte tala om hur det gör folk mer kreativa. Vill man skapa en kreativ miljö måste det vara högt i tak på arbetsplatsen – och vad kan man mer begära med himlen som tak, säger Sabina Ståhle.

Soliga dagar ser Sabina Ståhle många små grupper av människor med kaffe i hand i olika diskussioner ner på området. Även många tar ett lunchmöte där. Med det lilla glasrummet finns det egentligen inga hinder för att ta med sig alla arbetsuppgifter utomhus.

– Jag har inte vågat lägga möten med externa parter utomhus än så länge. Det är ju faktiskt så att det fortfarande är rätt utmanande att förflytta arbetsplatsen utomhus. Folk kan bli rätt ställda av att sitta ute och ha jobbdiskussioner. Av den enkla anledningen att de inte har vanan inne, säger Sabina Ståhle.

Hon konstaterar att tillgången till utekontoret även utmanar hennes eget arbetssätt.

– Det här är fortfarande nytt för mig också. Det kräver att man tänker till. Jag försöker till exempel hitta en ny mötesstruktur för oss på kontoret där det blir naturligt att gå ut på den fina gården i stället för att boka ett konferensrum. Ibland kan det ju till och med funka att ta en promenad, säger hon.

Hon hoppas att tiden ska hjälpa till att mota bort tabut kring att arbeta utomhus, eftersom arbete i mångt och mycket än i dag sätts lika med tecken med att vara inne på ett kontor. Hon påpekar att det krävs att chefer, likt henne själv, är goda förebilder och uppmuntrar folk att välja bort att ta till sig nya arbetssätt. Än så länge har Previa inte satt upp några regler för när och hur utekontoret får användas. Det har inte behövts, i stället uppmuntras personalen att gärna gå utomhus och jobba. Något de också gör.

– Det behöver ju inte ens vara soligt. Det inglasade rummet med tak erbjuder ju ett utmärkt tillfälle att sitta ute och jobba även om det blåser lite. Bara miljöombytet och ljuset har stor inverkan på våra arbetsprestationer. Vi blir piggare och därmed mer kreativa.

Förra hösten använde medarbetarna utekontoret ända in i oktober. Att det svenska klimatet sätter vissa käppar i hjulet för utomhus arbete året om, håller hon bara delvis med om.

– Det är klart att det inte går att ta med sig datorn ut i hällregn eller snöstorm. Men som jag ser det finns det egentligen inte något som talar emot att nyttja tanken om utekontoret året runt. Det handlar om att få till ett miljöombyte och faktiskt ta till vara på stunden av att vara här och nu. Allt för att hämta ny energi till sina arbetsuppgifter.

Sabina Ståhles 3 tips: Så flyttar du ut kontoret.

1. Uppmärksamma möjligheten och bryt gamla mönster.
2. Börja med de enkla mötena, de som inte kräver så mycket planering och förberedelser.
3. Framhåll fördelarna med miljöombyte och frisk luft – alla mår bra av detta.

Expertens 10 tips

Så visar du vägen till arbete ute
Susanna Toivanen,
docent i sociologi vid Centre for Health Equity Studies, CHESS.

  1. Skapa en tillåtande och förtroendefull arbetsmiljö. Dagens gränslösa uppkopplade arbetsliv kräver att du som arbetsgivare skapar strukturer för ett tillitsfullt arbetsklimat utanför kontoret där anställda kan arbeta såväl hemma som utomhus.
  2. Gör en enkät. Fråga dina medarbetare vad de behöver för att de ska kunna utföra sina arbetsuppgifter optimalt utomhus.
  3. Kontakta er företagshälsovård för råd och tips kring hur ni kan lägga upp arbetet utomhus. 
  4. Författa en enkel och tydlig policy för hur utomhus arbetet ska gå till – när var och hur. Se till att det avsätts en dag i veckan för att stämma av pågående arbete, gärna utomhus.
  5. Var beredd på anpassningsperiod hos de anställda. Att plötsligt lägga möten utomhus kan rubba gruppdynamiken eftersom folk grupperar sig annorlunda från ett konferensrum. Välj att se och uppmuntra det positiva i detta.
  6. Glöm inte att kontinuerligt uppmuntra och ge tips på arbetsuppgifter som kan utföras utomhus som till exempel veckomöten, kundmöten, svara på mail eller planeringsarbete.
  7. Uppgradera era utomhus ytor för kontorsarbete. Utgå från vad ni har - lägg en trall, fixa några gröna plantering, installera sittvänliga ytor med bord, bygg vindskydd och sätt tak över vissa ytor.
  8. Var en förebild och dela med dig av hur du arbetar ute.
  9. Berätta om hälsovinsterna med utomhusarbete. Bara att gå ut 10-15 minuter regelbundet har en bevisad förebyggande effekt på ohälsa som stress och stillasittande. Miljö- och luftombytet triggar även igång tankeverksamheten och lyfter kreativiteten.
  10. Utvärdera utomhus arbetet kontinuerligt för att kunna utveckla och dra störst nytta av konceptet.
PH