NYHET Publicerad

Mobilfritt ger Klikki effektivare möten

I PRAKTIKEN För att stävja teknikstressen bland personalen provade Klikki på konceptet workfulness. Förbud mot mobiltelefoner och mejl under delar av arbetsdagen gav snabbt resultat i form av effektivare arbetsdagar. ”Vi fick upp ögonen för hur viktigt det är att skapa tid för att fokusera på komplexa arbetsuppgifter”, säger vd Anders Nygren.

Tobias Wallén, affärsområdeschef, och Anders Nygren, vd på Klikki

Tobias Wallén, affärsområdeschef, och Anders Nygren, vd på Klikki konstaterar att försöket med digitalfria tider har satt sina spår bland personalen. ”Vi har fortfarande helt mobil och lapptop fria möten. Att ta upp en mobiltelefon på ett möte är idag lika med något fult, något jag aldrig skulle göra”, säger Tobias Wallén.

Att vara tillgänglig och uppkopplad hela arbetsdagen behöver inte vara synonymt med att arbeta effektivt. Det är en av de viktigaste lärdomarna Anders Nygren, vd på Klikki, tar med sig från Telenors utbildningsprogram workfulness. Projektet är ett samarbete mellan Telenor och hjärnforskaren Katarina Gospic som syftar till att få företag att hitta vägar till en sund digital arbetsmiljö. En utmaning för ett konsultbolag som arbetar med digitalmarknadsföring.

– Vår personal ligger i digital framkant på så vis att de tillbringar mycket tid på olika sociala plattformar. De har mycket att göra och dessutom ligger det i konsultrollens natur att vara tillgänglig. För oss har det varit naturligt att diskutera hur personalen ska förhålla sig till det ständiga inflödet av information under arbetsdagen, säger Anders Nygren.

Eftersom det fanns ett intresse hos personalen att syna sina digitala vanor hoppade man på projektet. Tobias Wallén, affärsområdeschef på Klikki, och hans 10 manna starka team fick bli testpiloter under tre veckor. Tillsammans med personalen läste de igenom en handbok i ämnet och kom överens om regler för upplägget med digitalfria tider.

Ett schema sattes upp för hur och när telefonsamtal och mail fick hanteras under dagen. Varje dag innehöll två digitalfria pass. Klockan tio samlades alla mobiltelefoner in under två timmar. Senare samma dag, mellan klockan 14-16, upprepades proceduren samtidigt som personalen inte fick svara på mail. Alla möten under perioden var mobil- och mailfria.

För att sporra personalen till att hålla sig borta från sina smarta telefoner startades en tävling där alla som använde mobilen eller mailen under de digitalfria tiderna fick straffpoäng.

– Det var ett enkelt sätt för att göra något roligt av det hela samtidigt som det fungerade som en påminnelse om att stoppa undan mobilen. Den som vann var tvungen att ha ett jätte fult mobilskal i en månad, säger Tobias Wallén.

Han konstaterar att de flesta idag är medvetna om att de har ett dåligt mobiltelefonbeteende; ett ständigt flippande upp och ned ur fickor och slentriansurfande vid både mötes- och middagsbord. Själv blev han något överraskad över tiden som frigjordes när mobilen inte var med.

Annons

– Det blev tydligt hur mobilen och mailen hela tiden ligger som ett störningsmoment i bakhuvudet. De digitalfria tiderna blev en startsignal för hitta lugnet och jobba ostört, säger han.

Anders Nygren var förvånad över hur enkelt det var att lägga undan mobilen och hur mycket han hann med arbetsmässigt.

– Man blev helt enkelt tvungen att planera sin tid bättre. Och det blev tydligt att få förväntar sig vändande svar på mail. Kunderna blev nyfikna och ville veta mera, säger Anders Nygren.

Största vinsten var att alla möten blev effektivare.

– När alla har fokus på det som diskuteras utan att slentrianmässigt kolla mobilen eller snabbt skicka iväg ett mail får man en helt annan närvaro och fokus på det som diskuteras. Det roliga är att personalen idag säger ifrån på möten att man inte vill ha med varken mobiltelefoner eller datorer, säger Anders Nygren.

Han konstaterar att han fick en riktig tankeställare av forskaren Katarina Gospics resonemang om ställtid; att det tar ca 20 minuter att återfå koncentrationen efter att man blivit störd. En annan aha-upplevelse är vikten av att skapa tid för fokuserat ostört arbete.

– Många arbeten idag blir allt mer komplicerade samtidigt som vi blir mer uppkopplade och håller på med fler saker samtidigt. En utveckling som inte lär avta. Jag har fått mig en tankeställare kring hur viktigt det är att frigöra digitalfritid när man ska sitta och analysera sifferunderlag för att dra slutsatser och komma med idéer till kunder.

En utvärdering bland personalen visar att 9 av 10 kände av en positiv förändring i sitt arbete efter de tre veckorna. Planen är att upprepa de digitalfria veckorna inom ett år och då utöka konceptet till fler avdelningar.

– Att gå all in under en kortare period är ett utmärkt sätt att sätta fokus på frågorna om stress, tillgänglighet och arbetsro. Eftersom många arbetar olika koncentrerat under olika delar av dagen kommer vi förmodligen att denna gång ha mer individanpassade scheman.

Men att införa konceptet på heltid tror inte Anders Nygren på.

– Det här är en förändringsprocess som måste komma underifrån för att få fäste i företagskulturen. Vi kan redan nu se hur det pratas vid kaffeautomaten om de mobilfria tiderna och hur folk säger ifrån vid möten när det finns mobiler eller datorer på plats.

Klikki

Startår: 2004
Verksamhet: Nordiskt konsultbolag inom digital marknadsföring.
Antal anställda: 65 personer.
Omsättning: 175 miljoner kronor.

3 tips. Så fixade Klikki workfulness på kontoret:
  1. Förankra de digitalfria tiderna hos personalen och var tydlig med vad ni hoppas att utfallet ska bli.
  2. Ha ett tydligt start och slutdatum. Håll inte på för länge.
  3. Starta en tävling kring att hålla sig ifrån telefoner och datorer. Det blir en påminnelse för personalen att hålla sig digitalfri.
Expertens 10 tips

Så fixar du en sund digital arbetsmiljö
Katarina Gospic
, hjärnforskare.

  1. Förankra konceptet workfulness hos personalen. Sprid kunskap om hur hjärnan fungerar och varför det är viktigt med regler för teknikanvändning. Först då kommer de vara öppna för att använda tekniken på nya sätt.
  2. Inför mobilfria möten. Lämna mobiltelefoner utanför mötesrummet.
  3. Inför ljudlöst som standard. Undvik pling och ringsignaler, speciellt i kontorslandskap.
  4. Gå undan och ta mobilsamtal för att inte störa kollegorna i kontorslandskapet.
  5. Författa ett dokument där ni tar upp vilka förväntningar ni på arbetsplatsen ska ha för att besvara mail, sms och telefonsamtal.
  6. Var tydlig med vilka förväntningar det finns på att vara tillgänglig utanför arbetstid.
  7. Låt personalen kartlägga en arbetsdag för att få koll på när energinivån är som högst. Det synliggör om man kollar mail och instagramflöden när energin är på topp och man istället skulle ägna sig åt dagens viktigaste arbetsuppgifter.
  8. Låt personalen diskutera hur de kan uppnå workfulness på arbetsplatsen.
  9. Uppmuntra till att personalen inför, individuellt anpassade, tider för mail, sms och telefonsamtal.
  10. Inför teknikfria stunder varje dag. Hjärnan behöver vilopauser varje dag för att du ska kunna prestera på topp i jobbsammanhang.

 

Annons
Annons
Annons

Fler nyheter från Entreprenör

NYHET Publicerad:

Debatt: Företag som inte förbereder brexit kan förlora stort

DEBATT Det är hög tid för företagen att börja förbereda sig för brexit. Det menar debattörerna Mattias Hedvall och Johan Zetterström. Företag som inte är förberedda när separationen sker kommer förlora stora värden, menar de.
NYHET Publicerad:

Musikentreprenören som fick stjärnproducenterna på kroken

ENTREPRENÖR Hans musiktjänst Auddly hjälper artister och låtskrivare att få koll på sina rättigheter. Det har fått stjärnproducenter som Björn Ulvaeus och Max Martin att öppna plånboken. Möt den musikaliska mångsysslaren Niclas Molinder, vars nya affärsidé är att göra Örebro till Sveriges svängigaste företagshubb. 
NYHET Publicerad:

Konkursen gav nya affärsidé – Splitgrid hjälper butiker med likviditeten

NYKLÄCKT När Göran Erikssons klädbutik gick i konkurs slogs han av tanken: Varför ska handlare behöva låsa in en massa pengar i varulager och varför ska leverantörerna behöva vänta på att få betalt? Tanken blev en ny affärsidé – en programvara för säkra betalningar mellan butiker och leverantörer.
NYHET Publicerad:

Ungdomsförbunden: Riv upp LAS för att fler ska få jobb

DEBATT "En reform av arbetsrätten är nödvändig för att företag ska kunna anställa och fler människor ska kunna få ett arbete. Vi kommer att arbeta hårt tillsammans för att en alliansregering prioriterar en genomgripande LAS-reform", skriver företrädare för alliansens ungdomsförbund.
NYHET Publicerad:

Kommunalt tvätteri kan bryta mot lagen

OSUND KONKURRENS Kommunala verksamheter som agerar på den öppna marknaden får inte ta del av regeringens uppmärksammade anställningsstöd extratjänster, enligt Arbetsförmedlingens regler. Ändå har Landskrona bemannat ett kommunalt tvätteri med extratjänster. Detta kan strida mot regelverket och möjligen även lagen.
NYHET Publicerad:

Externa ledamöter avgörande för utvecklingen

UNDERSÖKNING Många företagare saknar externa ledamöter i sin styrelse, något som kan vara avgörande för bolagets utveckling, menar affärsrådgivaren Lars-Erik Wiik. ”De flesta entreprenörer är så fokuserade på att hantera den dagliga operativa verksamheten att tiden för de strategiska framtidsfrågorna inte finns eller prioriteras. ”, säger han.
NYHET Publicerad:

Storm i skogspolitiken: Spricka mellan S och MP

ENTREPRENÖR GRANSKAR Att privata skogsägare blir utan ersättning när staten inför avverkningsförbud har lett till en kritikstorm. Politikerna skyller på varandra i den infekterade frågan om äganderätt och miljöhänsyn. En spricka framträder mellan regeringspartierna Socialdemokraterna och Miljöpartiet.
NYHET Publicerad:

Skogsägare utan ersättning efter myndighetsbråk

ENTREPRENÖR GRANSKAR Sedan en uppmärksammad dom 2015 har staten valt att stoppa avverkning av stora arealer fjällnära skog utan att ge ersättning till skogsägarna. Tidningen Entreprenörs granskning visar att arkitekten bakom är Kammarkollegiet. ”Det övergår min fattningsförmåga hur Kammarkollegiet kommit fram till ståndpunkten”, säger Stefan Rubenson, jurist på advokatfirman Åberg & Co och tidigare rättschef på miljödepartementet.
NYHET Publicerad:

”Gymnasieministern drar förhastade slutsatser om glädjebetyg”

VINSTER I VÄLFÄRDEN Gymnasieminister Anna Ekström anklagar friskolorna för glädjebetyg – hänvisar till rapport som saknar analys.
NYHET Publicerad:

Bil Sweden: “Brexit kommer att slå negativt”

BREXIT Svensk fordonsindustri är en av de sektorer som riskerar att drabbas hårdast av Brexit. Det visar en ny rapport från myndigheten Kommerskollegium som presenterades under torsdagen. "Det kan blir stora problem", säger Mattias Bergman, vd Bil Sweden.
NYHET Publicerad:

Regeringen sinkar miljardsatsning i skogsindustrin

BIORAFFINADERIET I DOMSJÖ Bioraffinaderiet Domsjö Fabriker vill göra den största investeringen någonsin i svensk skogsindustri. Men regeringens skogspolitik som innebär att allt större skogsarealer skyddsklassas sätter käppar i hjulen. På spel står 4-5 000 jobb, uppskattar Domsjös vd Lars Winter.
NYHET Publicerad:

Miljöministern KU-anmäld för påhopp på Svenskt Flyg

KLIMAT Miljöminister Karolina Skog, MP, krävde i Dagens Nyheter att statliga Swedavia och Luftfartsverket lämnar branschorganisationen Svenskt Flyg. "Ett angrepp ovärdigt en minister", anser Svenskt Flygs ordförande Niklas Nordström. På fredagseftermiddagen KU-anmäldes Skog för ministerstyre.
NYHET Publicerad:

Sänkte sin lön för att företaget skulle överleva – utvisas

KOMPETENSUTVISNINGAR Entreprenören Ahmed Alnomany behövde sänka sin lön för att företaget skulle överleva. "Lönen var för låg" säger Migrationsverket och utvisar honom.
NYHET Publicerad:

Kjell-Olof Feldt: "Vinsttaket är värre än löntagarfonderna"

VÄLFÄRD Kjell-Olof Feldt, tidigare ordföranden för Friskolornas riksförbund och Sveriges finansminister, kommer med hård kritik mot regeringens och vänsterpartiets förslag om ett vinsttak i den privata välfärden. Han menar att förslaget i princip utgör ett vinstförbud, vilket är ett radikalt politiskt beslut som inte ens togs under den heta striden om löntagarfonderna, enligt honom.
NYHET Publicerad:

"Gråsossen" som värnar vinst i välfärden

PROFIL När Göran Gruber började på Aleris lasarett i Motala innebar det mer än en ny arbetsplats. Den 60-årige kirurgen var tvungen att ompröva sin politiska kompass och syn på vinster i välfärden. "Man kan väl säga att jag fick alla mina fördomar motbevisade", säger han.