NYHET Publicerad

Mobilfritt ger Klikki effektivare möten

I PRAKTIKEN För att stävja teknikstressen bland personalen provade Klikki på konceptet workfulness. Förbud mot mobiltelefoner och mejl under delar av arbetsdagen gav snabbt resultat i form av effektivare arbetsdagar. ”Vi fick upp ögonen för hur viktigt det är att skapa tid för att fokusera på komplexa arbetsuppgifter”, säger vd Anders Nygren.

Tobias Wallén, affärsområdeschef, och Anders Nygren, vd på Klikki

Tobias Wallén, affärsområdeschef, och Anders Nygren, vd på Klikki konstaterar att försöket med digitalfria tider har satt sina spår bland personalen. ”Vi har fortfarande helt mobil och lapptop fria möten. Att ta upp en mobiltelefon på ett möte är idag lika med något fult, något jag aldrig skulle göra”, säger Tobias Wallén.

Att vara tillgänglig och uppkopplad hela arbetsdagen behöver inte vara synonymt med att arbeta effektivt. Det är en av de viktigaste lärdomarna Anders Nygren, vd på Klikki, tar med sig från Telenors utbildningsprogram workfulness. Projektet är ett samarbete mellan Telenor och hjärnforskaren Katarina Gospic som syftar till att få företag att hitta vägar till en sund digital arbetsmiljö. En utmaning för ett konsultbolag som arbetar med digitalmarknadsföring.

– Vår personal ligger i digital framkant på så vis att de tillbringar mycket tid på olika sociala plattformar. De har mycket att göra och dessutom ligger det i konsultrollens natur att vara tillgänglig. För oss har det varit naturligt att diskutera hur personalen ska förhålla sig till det ständiga inflödet av information under arbetsdagen, säger Anders Nygren.

Eftersom det fanns ett intresse hos personalen att syna sina digitala vanor hoppade man på projektet. Tobias Wallén, affärsområdeschef på Klikki, och hans 10 manna starka team fick bli testpiloter under tre veckor. Tillsammans med personalen läste de igenom en handbok i ämnet och kom överens om regler för upplägget med digitalfria tider.

Ett schema sattes upp för hur och när telefonsamtal och mail fick hanteras under dagen. Varje dag innehöll två digitalfria pass. Klockan tio samlades alla mobiltelefoner in under två timmar. Senare samma dag, mellan klockan 14-16, upprepades proceduren samtidigt som personalen inte fick svara på mail. Alla möten under perioden var mobil- och mailfria.

För att sporra personalen till att hålla sig borta från sina smarta telefoner startades en tävling där alla som använde mobilen eller mailen under de digitalfria tiderna fick straffpoäng.

– Det var ett enkelt sätt för att göra något roligt av det hela samtidigt som det fungerade som en påminnelse om att stoppa undan mobilen. Den som vann var tvungen att ha ett jätte fult mobilskal i en månad, säger Tobias Wallén.

Han konstaterar att de flesta idag är medvetna om att de har ett dåligt mobiltelefonbeteende; ett ständigt flippande upp och ned ur fickor och slentriansurfande vid både mötes- och middagsbord. Själv blev han något överraskad över tiden som frigjordes när mobilen inte var med.

– Det blev tydligt hur mobilen och mailen hela tiden ligger som ett störningsmoment i bakhuvudet. De digitalfria tiderna blev en startsignal för hitta lugnet och jobba ostört, säger han.

Anders Nygren var förvånad över hur enkelt det var att lägga undan mobilen och hur mycket han hann med arbetsmässigt.

– Man blev helt enkelt tvungen att planera sin tid bättre. Och det blev tydligt att få förväntar sig vändande svar på mail. Kunderna blev nyfikna och ville veta mera, säger Anders Nygren.

Största vinsten var att alla möten blev effektivare.

– När alla har fokus på det som diskuteras utan att slentrianmässigt kolla mobilen eller snabbt skicka iväg ett mail får man en helt annan närvaro och fokus på det som diskuteras. Det roliga är att personalen idag säger ifrån på möten att man inte vill ha med varken mobiltelefoner eller datorer, säger Anders Nygren.

Han konstaterar att han fick en riktig tankeställare av forskaren Katarina Gospics resonemang om ställtid; att det tar ca 20 minuter att återfå koncentrationen efter att man blivit störd. En annan aha-upplevelse är vikten av att skapa tid för fokuserat ostört arbete.

– Många arbeten idag blir allt mer komplicerade samtidigt som vi blir mer uppkopplade och håller på med fler saker samtidigt. En utveckling som inte lär avta. Jag har fått mig en tankeställare kring hur viktigt det är att frigöra digitalfritid när man ska sitta och analysera sifferunderlag för att dra slutsatser och komma med idéer till kunder.

En utvärdering bland personalen visar att 9 av 10 kände av en positiv förändring i sitt arbete efter de tre veckorna. Planen är att upprepa de digitalfria veckorna inom ett år och då utöka konceptet till fler avdelningar.

– Att gå all in under en kortare period är ett utmärkt sätt att sätta fokus på frågorna om stress, tillgänglighet och arbetsro. Eftersom många arbetar olika koncentrerat under olika delar av dagen kommer vi förmodligen att denna gång ha mer individanpassade scheman.

Men att införa konceptet på heltid tror inte Anders Nygren på.

– Det här är en förändringsprocess som måste komma underifrån för att få fäste i företagskulturen. Vi kan redan nu se hur det pratas vid kaffeautomaten om de mobilfria tiderna och hur folk säger ifrån vid möten när det finns mobiler eller datorer på plats.

Klikki

Startår: 2004
Verksamhet: Nordiskt konsultbolag inom digital marknadsföring.
Antal anställda: 65 personer.
Omsättning: 175 miljoner kronor.

3 tips. Så fixade Klikki workfulness på kontoret:
  1. Förankra de digitalfria tiderna hos personalen och var tydlig med vad ni hoppas att utfallet ska bli.
  2. Ha ett tydligt start och slutdatum. Håll inte på för länge.
  3. Starta en tävling kring att hålla sig ifrån telefoner och datorer. Det blir en påminnelse för personalen att hålla sig digitalfri.
Expertens 10 tips

Så fixar du en sund digital arbetsmiljö
Katarina Gospic
, hjärnforskare.

  1. Förankra konceptet workfulness hos personalen. Sprid kunskap om hur hjärnan fungerar och varför det är viktigt med regler för teknikanvändning. Först då kommer de vara öppna för att använda tekniken på nya sätt.
  2. Inför mobilfria möten. Lämna mobiltelefoner utanför mötesrummet.
  3. Inför ljudlöst som standard. Undvik pling och ringsignaler, speciellt i kontorslandskap.
  4. Gå undan och ta mobilsamtal för att inte störa kollegorna i kontorslandskapet.
  5. Författa ett dokument där ni tar upp vilka förväntningar ni på arbetsplatsen ska ha för att besvara mail, sms och telefonsamtal.
  6. Var tydlig med vilka förväntningar det finns på att vara tillgänglig utanför arbetstid.
  7. Låt personalen kartlägga en arbetsdag för att få koll på när energinivån är som högst. Det synliggör om man kollar mail och instagramflöden när energin är på topp och man istället skulle ägna sig åt dagens viktigaste arbetsuppgifter.
  8. Låt personalen diskutera hur de kan uppnå workfulness på arbetsplatsen.
  9. Uppmuntra till att personalen inför, individuellt anpassade, tider för mail, sms och telefonsamtal.
  10. Inför teknikfria stunder varje dag. Hjärnan behöver vilopauser varje dag för att du ska kunna prestera på topp i jobbsammanhang.

 

comments powered by Disqus
Annons
Annons
Annons

Fler nyheter från Entreprenör

NYHET Publicerad:

Långsam generationsväxling räddar familjeföretaget

I PRAKTIKEN I 16 år har Ingrid och Anders Johnsen förberett Tractive för barnens intåg i företaget. Det är just tidsaspekten som är nyckeln till ett framgångsrikt överlämnande. "Det handlar både om kunskapsöverföring och överföring av företagets värderingar", säger Ingrid Johnsen.
NYHET Publicerad:

Räddaren i skattenöden

RÄTTSHJÄLP Den entreprenör som hamnar i statens och Skatteverkets klor riskerar en svår och utdragen kamp. Skattereglerna är bitvis otydliga och själva processen rättsosäker. Det hävdar grundarna till initiativet "Rättvis Skatteprocess", som hjälper företagare som råkat illa ut i skattemål.
NYHET Publicerad:

Han är Sveriges främsta entreprenör

UTMÄRKELSE Johan Löf, vd på RaySearch Laboratories, är Sveriges främsta entreprenör. Det stod klart när den nationella finalen av EY Entrepreneur of the Year avgjordes.
NYHET Publicerad:

Jannika Hernelius: ”Jag har aldrig passat in i några fack, jag har för kul”

TIO FRÅGOR Kreativiteten och entreprenörsandan har alltid drivit henne framåt. Men egentligen var det slumpen som fick kreatören Jannika Hernelius att bli egen företagare.
NYHET Publicerad:

Så golvade Pappelina mattmarknaden

ENTREPRENÖR När designern Lina Rickardsson för första gången vävde i plast insåg hon potentialen. Nu ligger Pappelinas mönstrade plastmattor på golvet i vart och vartannat hem. Men det som på ytan ser ut som en tillväxtsaga har inneburit mycket hårt arbete för Lina Rickardsson, som har dyslexi.
– För mig kändes det som om det var kassan på Ica eller eget företag.
NYHET Publicerad:

Uppmärksammade utvisningar sätter press på regeringen

KOMPETENS Pressen på regeringen att förändra reglerna för arbetskraftsinvandring ökar efter ett antal uppmärksammade utvisningar av personer som själva har ordnat jobb i Sverige. I många fall har de utvisats på grund av formaliamissar orsakade av andra.
NYHET Publicerad:

Ikea raggar it-folk i Finland

REKRYTERING I Finland finns det många arbetslösa it-experter. I Sverige råder det däremot brist på it-folk. Därför åker nu flera företag till Finland för att ragga personal, till exempel Ikea.
NYHET Publicerad:

Finansvärldens drottning blir affärsängel

ENTREPRENÖR Lena Aplers första sommarjobb var på SEB:s kontor i centrala Göteborg. Många år senare är hon tillbaka på samma adress, men denna gång högst upp i huset på en bank som hon själv startat, Collector Bank. Nu vill hon stötta unga entreprenörer inom fintech och dela med sig av sina erfarenheter av att bygga och driva en helt ny typ av bank.
NYHET Publicerad:

Försäkringskassans datasystem klarade inte övergången till vintertid

KRÅNGEL Företagaren Fredric Käll har vittnat om problemen när Försäkringskassan går från förskotts- till efterskottsbetalningar i ersättningen till assistansföretagen. Nu visar det sig att myndighetens system inte ens klarade av övergången från sommar till vintertid. ”Ingen hade tänkt på detta”, säger en frustrerad Käll som oroas över företagets överlevnad.
NYHET Publicerad:

Lars Wallin: ”Att få stänga av telefonen är lyx för mig”

TIO FRÅGOR Sveriges okrönte haute couture-kung Lars Wallin har skapat vackra klänningar åt en rad kvinnor, inklusive kungahuset, i 25 år. Men trots flera erkännanden, längtar han efter att känna en trygghet i sitt arbete.
NYHET Publicerad:

Konstnärer och företagare hand i hand stärker Ale

SAMVERKAN Kan ett byggföretag hitta nya affärsmöjligheter via en installationskonstnär? Ja, svarar näringslivsenheten i Ale som tussat ihop åtta kreatörer och konstnärer med lika många företag i kommunen.
NYHET Publicerad:

Han bygger virtuell mobilbank för barn

NYKLÄCKT Gimis app Veckopengen är Sveriges största digitala spargris för barn. Sedan starten 2015 har appen över 125 000 användare. Nu har den lanserats i Norden.
NYHET Publicerad:

Drivs av viljan att trygga barns skolgång

NYKLÄCKT När Peter Jonsson och Tobias Ekenstråle diskuterade den ökande osäkerheten i svenska skolor väcktes tanken på det som skulle bli det gemensamma företaget Svensk Skolsäkerhet.
NYHET Publicerad:

Unga webbentreprenörer vill ge tillbaka

UNGA BOOSTAR UNGA Entreprenörsduon Andreas Glimbrant och Nils Engvall är bara 24 respektive 25 år gamla. Men redan har de drivit webbyrån Wasabi Web i Uppsala i fyra år och har 20 anställda. Nu har de instiftat ett stipendium för att ge tillbaka till samhället och stötta andra unga företagare.
NYHET Publicerad:

Regeringen stoppar flera tusen praktikplatser

INTEGRATION Fredrik Gren, vd på Ambea, är en av de många företagare som på eget bevåg antagit utmaningen att hjälpa asylsökande i arbete. Sedan ett halvår tillbaka har vårdkoncernen erbjudit praktikplatser i sina verksamheter, men nu tvingas de avbryta projektet när regeringen fördelar om ansvaret för satsningar mot nyanlända.