NYHET Publicerad

Mobilfritt ger Klikki effektivare möten

I PRAKTIKEN För att stävja teknikstressen bland personalen provade Klikki på konceptet workfulness. Förbud mot mobiltelefoner och mejl under delar av arbetsdagen gav snabbt resultat i form av effektivare arbetsdagar. ”Vi fick upp ögonen för hur viktigt det är att skapa tid för att fokusera på komplexa arbetsuppgifter”, säger vd Anders Nygren.

Tobias Wallén, affärsområdeschef, och Anders Nygren, vd på Klikki

Tobias Wallén, affärsområdeschef, och Anders Nygren, vd på Klikki konstaterar att försöket med digitalfria tider har satt sina spår bland personalen. ”Vi har fortfarande helt mobil och lapptop fria möten. Att ta upp en mobiltelefon på ett möte är idag lika med något fult, något jag aldrig skulle göra”, säger Tobias Wallén.

Att vara tillgänglig och uppkopplad hela arbetsdagen behöver inte vara synonymt med att arbeta effektivt. Det är en av de viktigaste lärdomarna Anders Nygren, vd på Klikki, tar med sig från Telenors utbildningsprogram workfulness. Projektet är ett samarbete mellan Telenor och hjärnforskaren Katarina Gospic som syftar till att få företag att hitta vägar till en sund digital arbetsmiljö. En utmaning för ett konsultbolag som arbetar med digitalmarknadsföring.

– Vår personal ligger i digital framkant på så vis att de tillbringar mycket tid på olika sociala plattformar. De har mycket att göra och dessutom ligger det i konsultrollens natur att vara tillgänglig. För oss har det varit naturligt att diskutera hur personalen ska förhålla sig till det ständiga inflödet av information under arbetsdagen, säger Anders Nygren.

Eftersom det fanns ett intresse hos personalen att syna sina digitala vanor hoppade man på projektet. Tobias Wallén, affärsområdeschef på Klikki, och hans 10 manna starka team fick bli testpiloter under tre veckor. Tillsammans med personalen läste de igenom en handbok i ämnet och kom överens om regler för upplägget med digitalfria tider.

Ett schema sattes upp för hur och när telefonsamtal och mail fick hanteras under dagen. Varje dag innehöll två digitalfria pass. Klockan tio samlades alla mobiltelefoner in under två timmar. Senare samma dag, mellan klockan 14-16, upprepades proceduren samtidigt som personalen inte fick svara på mail. Alla möten under perioden var mobil- och mailfria.

För att sporra personalen till att hålla sig borta från sina smarta telefoner startades en tävling där alla som använde mobilen eller mailen under de digitalfria tiderna fick straffpoäng.

– Det var ett enkelt sätt för att göra något roligt av det hela samtidigt som det fungerade som en påminnelse om att stoppa undan mobilen. Den som vann var tvungen att ha ett jätte fult mobilskal i en månad, säger Tobias Wallén.

Han konstaterar att de flesta idag är medvetna om att de har ett dåligt mobiltelefonbeteende; ett ständigt flippande upp och ned ur fickor och slentriansurfande vid både mötes- och middagsbord. Själv blev han något överraskad över tiden som frigjordes när mobilen inte var med.

Annons

– Det blev tydligt hur mobilen och mailen hela tiden ligger som ett störningsmoment i bakhuvudet. De digitalfria tiderna blev en startsignal för hitta lugnet och jobba ostört, säger han.

Anders Nygren var förvånad över hur enkelt det var att lägga undan mobilen och hur mycket han hann med arbetsmässigt.

– Man blev helt enkelt tvungen att planera sin tid bättre. Och det blev tydligt att få förväntar sig vändande svar på mail. Kunderna blev nyfikna och ville veta mera, säger Anders Nygren.

Största vinsten var att alla möten blev effektivare.

– När alla har fokus på det som diskuteras utan att slentrianmässigt kolla mobilen eller snabbt skicka iväg ett mail får man en helt annan närvaro och fokus på det som diskuteras. Det roliga är att personalen idag säger ifrån på möten att man inte vill ha med varken mobiltelefoner eller datorer, säger Anders Nygren.

Han konstaterar att han fick en riktig tankeställare av forskaren Katarina Gospics resonemang om ställtid; att det tar ca 20 minuter att återfå koncentrationen efter att man blivit störd. En annan aha-upplevelse är vikten av att skapa tid för fokuserat ostört arbete.

– Många arbeten idag blir allt mer komplicerade samtidigt som vi blir mer uppkopplade och håller på med fler saker samtidigt. En utveckling som inte lär avta. Jag har fått mig en tankeställare kring hur viktigt det är att frigöra digitalfritid när man ska sitta och analysera sifferunderlag för att dra slutsatser och komma med idéer till kunder.

En utvärdering bland personalen visar att 9 av 10 kände av en positiv förändring i sitt arbete efter de tre veckorna. Planen är att upprepa de digitalfria veckorna inom ett år och då utöka konceptet till fler avdelningar.

– Att gå all in under en kortare period är ett utmärkt sätt att sätta fokus på frågorna om stress, tillgänglighet och arbetsro. Eftersom många arbetar olika koncentrerat under olika delar av dagen kommer vi förmodligen att denna gång ha mer individanpassade scheman.

Men att införa konceptet på heltid tror inte Anders Nygren på.

– Det här är en förändringsprocess som måste komma underifrån för att få fäste i företagskulturen. Vi kan redan nu se hur det pratas vid kaffeautomaten om de mobilfria tiderna och hur folk säger ifrån vid möten när det finns mobiler eller datorer på plats.

Klikki

Startår: 2004
Verksamhet: Nordiskt konsultbolag inom digital marknadsföring.
Antal anställda: 65 personer.
Omsättning: 175 miljoner kronor.

3 tips. Så fixade Klikki workfulness på kontoret:
  1. Förankra de digitalfria tiderna hos personalen och var tydlig med vad ni hoppas att utfallet ska bli.
  2. Ha ett tydligt start och slutdatum. Håll inte på för länge.
  3. Starta en tävling kring att hålla sig ifrån telefoner och datorer. Det blir en påminnelse för personalen att hålla sig digitalfri.
Expertens 10 tips

Så fixar du en sund digital arbetsmiljö
Katarina Gospic
, hjärnforskare.

  1. Förankra konceptet workfulness hos personalen. Sprid kunskap om hur hjärnan fungerar och varför det är viktigt med regler för teknikanvändning. Först då kommer de vara öppna för att använda tekniken på nya sätt.
  2. Inför mobilfria möten. Lämna mobiltelefoner utanför mötesrummet.
  3. Inför ljudlöst som standard. Undvik pling och ringsignaler, speciellt i kontorslandskap.
  4. Gå undan och ta mobilsamtal för att inte störa kollegorna i kontorslandskapet.
  5. Författa ett dokument där ni tar upp vilka förväntningar ni på arbetsplatsen ska ha för att besvara mail, sms och telefonsamtal.
  6. Var tydlig med vilka förväntningar det finns på att vara tillgänglig utanför arbetstid.
  7. Låt personalen kartlägga en arbetsdag för att få koll på när energinivån är som högst. Det synliggör om man kollar mail och instagramflöden när energin är på topp och man istället skulle ägna sig åt dagens viktigaste arbetsuppgifter.
  8. Låt personalen diskutera hur de kan uppnå workfulness på arbetsplatsen.
  9. Uppmuntra till att personalen inför, individuellt anpassade, tider för mail, sms och telefonsamtal.
  10. Inför teknikfria stunder varje dag. Hjärnan behöver vilopauser varje dag för att du ska kunna prestera på topp i jobbsammanhang.

 

comments powered by Disqus
Annons
Annons
Annons

Fler nyheter från Entreprenör

NYHET Publicerad:

Västerås och Skellefteå i kamp om Europas största batterifabrik

FÖRETAGSKLIMAT 3 000 jobb och möjligheten att vara en del i utvecklingen av en mer klimatsmart värld. Det är det som står på spel när Västerås och Skellefteå tar kampen om var batteritillverkaren Northvolts fabrik ska ligga. ”Den kommer att bli Europas största”, säger vd:n Peter Carlsson.
NYHET Publicerad:

Regeringen borde höja ersättningarna

DEBATT Att löneökningarna är betydligt högre än höjningen av ersättningen för personlig assistans gör att företag kommer tvingas lämna kollektivavtalen, skriver debattörerna. Nu uppmanar de regeringen att höja ersättningarna.
NYHET Publicerad:

Svensk tonic gyllene framgångssaga

NYKLÄCKT De första flaskorna exploderade. Men på bara ett år har studenterna Viktor Eriksson och Gustaf Ytanders tonic gjort succé hos privatpersoner och på välrenommerade barer över hela landet.
NYHET Publicerad:

Här står dörren öppen för nyanlända

I PRAKTIKEN För bröderna Kreshnik och Fatos Mulaj har rekryteringen av nyanlända skapat en unik företagsmiljö där anställning baseras på prestation och inte referenser. ”Det skulle vara fantastiskt om fler företag vågade ta in nyanlända”, säger Kreshnik Mulaj.
NYHET Publicerad:

Gladys del Pilar: En showande entreprenör

10 FRÅGOR Hon har vunnit melodifestivalen med gruppen Afro-Dite, hon leder körer, sjunger och showar. Efter att Gladys del Pilar startade sitt eget företag för snart 20 år sedan har hon aldrig sett tillbaka.
NYHET Publicerad:

De vill göra matte till favorithobby

NYKLÄCKT Om våra ungdomar och Sverige ska kunna konkurrera internationellt behöver unga få upp ögonen för glädjen i matematiken. Och det redan från 6 år. Stora visioner ligger bakom företaget Matteklubben.
NYHET Publicerad:

Upplev framtiden i 360 grader

ENTREPRENÖR Virtuella lägenhetsvisningar är ett populärt inslag på bostadsmarknaden. Mycket tack vare Mattias von Corswant och Per Hjaldahl, grundarna av VR-företaget Wec360. Nio år efter starten är de den främsta aktören på VR-marknaden. ”Att sikta högt och kämpa för att lyckas har varit en av våra största drivkrafter som entreprenörer”, säger Mattias von Corswant.
NYHET Publicerad:

Vann mot Skatteverket i högsta instans – kan vara förgäves

SKATTEVERKETS METODER Han har drivit momsfrågan mot Skatteverket i 27 år, genom alla rättsinstanser och fått en lag uppkallad efter sig. Nyligen avgjorde Högsta förvaltningsdomstolen frågan till hans fördel. Men det bekymrar inte Skatteverket som fortsätter att särbehandla honom, något som kostat företaget miljonbelopp.
NYHET Publicerad:

Fortsatta framgångar innanför boxen

VAD HÄNDE SEN Stabil efterfrågan och en produkt med hög kvalitet. Det har gjort att Frozzypack kunnat stå emot de piratkopior som dyker upp. Den egna produktutvecklingen fortsätter att hålla sig till grundidén, en matlåda med inbyggd kylning.
NYHET Publicerad:

Industriavtalet behövs för att stärka industrins konkurrenskraft

DEBATT Facken inom industrin målar upp en för dyster bild av industriavtalet. Lönebildningen måste kopplas till industrins internationella konkurrenskraft, menar Teknikföretagens förhandlingschef Anders Weihe.
NYHET Publicerad:

Tullverket kräver småföretag på 100 miljoner kronor

PUNKTSKATT I snart åtta år har Prillan Concept sålt råtobak till grossister. Plötsligt anser Tullverket att tobaken går att röka vilket gör att företaget tvingas betala 100 miljoner kronor i retroaktiv skatt. ”Det är helt sinnessjukt, de vill bara få bort oss från marknaden”, säger Peter Soergel, medgrundare.
NYHET Publicerad:

Bantad budgetkalkyl ökar lönsamheten

I PRAKTIKEN En tung och tidsödande budgetprocess fick Consilium Marine & Safety att övergå till budgetlös styrning. I dag håller företaget koll på sin utveckling med rullande tolvmånadersprognoser. Vd Carl Adam Rosenblad vittnar om att det har lett till ökad konkurrenskraft och gjort verksamheten betydligt mer anpassningsbar till omvärldsförändringar.
NYHET Publicerad:

Gaddad entreprenör sticker hål på matoligopol

ENTREPRENÖR Hur vågar man utmana ett gäng matjättar på en oligopolmarknad? ”Man är förbannad”, säger Johannes Cullberg, vd och grundare av matkedjan Paradiset. Han tröttnade på de stora jättarnas dåliga sortiment och nu bygger han upp en egen butikskedja med fokus på ekologisk mat.
NYHET Publicerad:

Stitch väcker liv i svensk textilindustri

NYKLÄCKT Med ambitionen att väcka liv i svensk textilindustri har Mia Berg och Stina Anderson startat syfabriken Stitch. De har fått en otrolig respons.
NYHET Publicerad:

Liten balja blev stor framgång

NYKLÄCKT För Liza Grevblad är det terapi att få krypa ned i ett varmt bad. För några år sedan flyttade hon till en lägenhet utan badkar. För att kunna täcka kroppen med varmt vatten ritade hon en badbalja för vuxna.