NYHET Publicerad

Mobilfritt ger Klikki effektivare möten

I PRAKTIKEN För att stävja teknikstressen bland personalen provade Klikki på konceptet workfulness. Förbud mot mobiltelefoner och mejl under delar av arbetsdagen gav snabbt resultat i form av effektivare arbetsdagar. ”Vi fick upp ögonen för hur viktigt det är att skapa tid för att fokusera på komplexa arbetsuppgifter”, säger vd Anders Nygren.

Tobias Wallén, affärsområdeschef, och Anders Nygren, vd på Klikki

Tobias Wallén, affärsområdeschef, och Anders Nygren, vd på Klikki konstaterar att försöket med digitalfria tider har satt sina spår bland personalen. ”Vi har fortfarande helt mobil och lapptop fria möten. Att ta upp en mobiltelefon på ett möte är idag lika med något fult, något jag aldrig skulle göra”, säger Tobias Wallén.

Att vara tillgänglig och uppkopplad hela arbetsdagen behöver inte vara synonymt med att arbeta effektivt. Det är en av de viktigaste lärdomarna Anders Nygren, vd på Klikki, tar med sig från Telenors utbildningsprogram workfulness. Projektet är ett samarbete mellan Telenor och hjärnforskaren Katarina Gospic som syftar till att få företag att hitta vägar till en sund digital arbetsmiljö. En utmaning för ett konsultbolag som arbetar med digitalmarknadsföring.

– Vår personal ligger i digital framkant på så vis att de tillbringar mycket tid på olika sociala plattformar. De har mycket att göra och dessutom ligger det i konsultrollens natur att vara tillgänglig. För oss har det varit naturligt att diskutera hur personalen ska förhålla sig till det ständiga inflödet av information under arbetsdagen, säger Anders Nygren.

Eftersom det fanns ett intresse hos personalen att syna sina digitala vanor hoppade man på projektet. Tobias Wallén, affärsområdeschef på Klikki, och hans 10 manna starka team fick bli testpiloter under tre veckor. Tillsammans med personalen läste de igenom en handbok i ämnet och kom överens om regler för upplägget med digitalfria tider.

Ett schema sattes upp för hur och när telefonsamtal och mail fick hanteras under dagen. Varje dag innehöll två digitalfria pass. Klockan tio samlades alla mobiltelefoner in under två timmar. Senare samma dag, mellan klockan 14-16, upprepades proceduren samtidigt som personalen inte fick svara på mail. Alla möten under perioden var mobil- och mailfria.

För att sporra personalen till att hålla sig borta från sina smarta telefoner startades en tävling där alla som använde mobilen eller mailen under de digitalfria tiderna fick straffpoäng.

– Det var ett enkelt sätt för att göra något roligt av det hela samtidigt som det fungerade som en påminnelse om att stoppa undan mobilen. Den som vann var tvungen att ha ett jätte fult mobilskal i en månad, säger Tobias Wallén.

Han konstaterar att de flesta idag är medvetna om att de har ett dåligt mobiltelefonbeteende; ett ständigt flippande upp och ned ur fickor och slentriansurfande vid både mötes- och middagsbord. Själv blev han något överraskad över tiden som frigjordes när mobilen inte var med.

Annons

– Det blev tydligt hur mobilen och mailen hela tiden ligger som ett störningsmoment i bakhuvudet. De digitalfria tiderna blev en startsignal för hitta lugnet och jobba ostört, säger han.

Anders Nygren var förvånad över hur enkelt det var att lägga undan mobilen och hur mycket han hann med arbetsmässigt.

– Man blev helt enkelt tvungen att planera sin tid bättre. Och det blev tydligt att få förväntar sig vändande svar på mail. Kunderna blev nyfikna och ville veta mera, säger Anders Nygren.

Största vinsten var att alla möten blev effektivare.

– När alla har fokus på det som diskuteras utan att slentrianmässigt kolla mobilen eller snabbt skicka iväg ett mail får man en helt annan närvaro och fokus på det som diskuteras. Det roliga är att personalen idag säger ifrån på möten att man inte vill ha med varken mobiltelefoner eller datorer, säger Anders Nygren.

Han konstaterar att han fick en riktig tankeställare av forskaren Katarina Gospics resonemang om ställtid; att det tar ca 20 minuter att återfå koncentrationen efter att man blivit störd. En annan aha-upplevelse är vikten av att skapa tid för fokuserat ostört arbete.

– Många arbeten idag blir allt mer komplicerade samtidigt som vi blir mer uppkopplade och håller på med fler saker samtidigt. En utveckling som inte lär avta. Jag har fått mig en tankeställare kring hur viktigt det är att frigöra digitalfritid när man ska sitta och analysera sifferunderlag för att dra slutsatser och komma med idéer till kunder.

En utvärdering bland personalen visar att 9 av 10 kände av en positiv förändring i sitt arbete efter de tre veckorna. Planen är att upprepa de digitalfria veckorna inom ett år och då utöka konceptet till fler avdelningar.

– Att gå all in under en kortare period är ett utmärkt sätt att sätta fokus på frågorna om stress, tillgänglighet och arbetsro. Eftersom många arbetar olika koncentrerat under olika delar av dagen kommer vi förmodligen att denna gång ha mer individanpassade scheman.

Men att införa konceptet på heltid tror inte Anders Nygren på.

– Det här är en förändringsprocess som måste komma underifrån för att få fäste i företagskulturen. Vi kan redan nu se hur det pratas vid kaffeautomaten om de mobilfria tiderna och hur folk säger ifrån vid möten när det finns mobiler eller datorer på plats.

Klikki

Startår: 2004
Verksamhet: Nordiskt konsultbolag inom digital marknadsföring.
Antal anställda: 65 personer.
Omsättning: 175 miljoner kronor.

3 tips. Så fixade Klikki workfulness på kontoret:
  1. Förankra de digitalfria tiderna hos personalen och var tydlig med vad ni hoppas att utfallet ska bli.
  2. Ha ett tydligt start och slutdatum. Håll inte på för länge.
  3. Starta en tävling kring att hålla sig ifrån telefoner och datorer. Det blir en påminnelse för personalen att hålla sig digitalfri.
Expertens 10 tips

Så fixar du en sund digital arbetsmiljö
Katarina Gospic
, hjärnforskare.

  1. Förankra konceptet workfulness hos personalen. Sprid kunskap om hur hjärnan fungerar och varför det är viktigt med regler för teknikanvändning. Först då kommer de vara öppna för att använda tekniken på nya sätt.
  2. Inför mobilfria möten. Lämna mobiltelefoner utanför mötesrummet.
  3. Inför ljudlöst som standard. Undvik pling och ringsignaler, speciellt i kontorslandskap.
  4. Gå undan och ta mobilsamtal för att inte störa kollegorna i kontorslandskapet.
  5. Författa ett dokument där ni tar upp vilka förväntningar ni på arbetsplatsen ska ha för att besvara mail, sms och telefonsamtal.
  6. Var tydlig med vilka förväntningar det finns på att vara tillgänglig utanför arbetstid.
  7. Låt personalen kartlägga en arbetsdag för att få koll på när energinivån är som högst. Det synliggör om man kollar mail och instagramflöden när energin är på topp och man istället skulle ägna sig åt dagens viktigaste arbetsuppgifter.
  8. Låt personalen diskutera hur de kan uppnå workfulness på arbetsplatsen.
  9. Uppmuntra till att personalen inför, individuellt anpassade, tider för mail, sms och telefonsamtal.
  10. Inför teknikfria stunder varje dag. Hjärnan behöver vilopauser varje dag för att du ska kunna prestera på topp i jobbsammanhang.

 

comments powered by Disqus
Annons
Annons
Annons

Fler nyheter från Entreprenör

NYHET Publicerad:

Regeringen lanserar förenklingspaket för företag

REGELKRÅNGEL Förutom problemen med konkurrens och kompetensförsörjning upplever många företagare att lagar och myndighetsregler hindrar tillväxt. Nu lanserar närings- och innovationsminister Mikael Damberg ett förenklingspaket för företag.
NYHET Publicerad:

Skatteverket kräver in pengarna – trots att frågan inte är avgjord i rätten

SKATTER Hästaveln är hobbyverksamhet. Det slår Skattemyndigheten i Uppsala fast och upptaxerar företaget Unique Dogs and Horses AB med närmare en halv miljon. Samtidigt har företagets pressats med korta svarstider. Ärendet ligger nu hos Förvaltningsrätten, men något anstånd med att betala den upptaxerade skatten har inte medgivits, trots den rättsliga prövningen.
NYHET Publicerad:

De blev årets vinnare i Serendipity Challenge

ALMEDALEN Av över 400 bidrag utsågs SaltX till årets tillväxtbolag och Sprinklebit till årets startup i entreprenörstävlingen Serendipity Challenge.
NYHET Publicerad:

Patentskydd lyckokast för Berries by Astrid

IMMATERIALRÄTT När forskaren Astrid Friborg startade företaget Berries by Astrid valde hon att skydda varumärket, produkten och tillverkningsprocessen. Det visade sig vara ett lyckokast eftersom försäljningen av licensrättigheter idag är en stor intäktskälla i företaget. Annars är många startupföretag dåliga på att skydda sina innovationer. Hälften av företagen har inget skydd alls, visar en undersökning från Awapatent.
NYHET Publicerad:

Strävsamhet och ansträngning ska leda till framgång

DEBATT Det ska alltid löna sig att arbeta framför att leva på bidrag. Det menar Moderata Ungdomsförbundets Benjamin Dousa som både vill sänka bidragen och minska skatterna för att människor ska komma i arbete och bli integrerade.
NYHET Publicerad:

Dags att hållbarhetsredovisa

HÅLLBARHET Har du koll på din hållbarhetsrapportering? Sedan sex månader tillbaka måste större företag göra en hållbarhetsrapport. Nu finns en snabbguide för dig som vill kicka igång din hållbarhetsredovisning.
NYHET Publicerad:

Upphandlingar drar ner brallorna på företagare

DEBATT Statliga bolag ska välja seriösa hotell- och restaurangleverantörer som försäkrar sina medarbetare och tar ansvar för gästerna. Det är fel att välja leverantör enbart baserat på pris, menar hotelldirektören Suzanne Parenius, vd på Hjortviken konferens.
NYHET Publicerad:

”Utan öppna data begränsar man innovationen”

ÖPPNA DATA Regeringens mål är att Sverige ska vara bäst i världen på att utnyttja digitaliseringens möjligheter. Efter att den har presenterat sin nya digitaliseringsstrategi riktas dock kritik om att arbetet med att öppna data går för långsamt.
NYHET Publicerad:

Hon lär nybörjare att haja börsen

ENTREPRENÖR Andra Farhads uppväxt i Fittja präglades av familjens ständiga brist på pengar. Som 16-åring började hon handla med aktier och under namnet ”Börshajen” blev hon snabbt en snackis i aktiehandlarkretsar. Idag driver hon ett utbildningsföretag med målet att lära andra att bli rika på börsen.
NYHET Publicerad:

Så slår den höjda entreprenörsskatten mot ditt företag

3:12-REGLERNA Trots massiv kritik från Företagarsverige tänker regeringen ändra de så kallade 3:12-reglerna, eller entreprenörsskatten. 167 000 svenska företagare drabbas därmed av en skattehöjning på sammanlagt tre miljarder kronor. Hårdast drabbas de mindre fåmansbolagen. Revisorn Carl-Magnus Falk har tagit fram en modell som hjälper småföretagare att räkna fram hur de nya reglerna slår mot just deras företag.
NYHET Publicerad:

På tur till Stockholms smultronställen

NYKLÄCKT För sex år sedan köpte Peter Ekblom en Vespa och började köra runt sina kompisar till olika smultronställen i Stockholm. Nu erbjuder han skräddarsydda turer med vespor runt i staden och har även ett samarbete med Piaggio group som tillverkar vespor i Italien.
NYHET Publicerad:

Småföretagare utsätts för tuff skattjakt

SKATTEVERKETS METODER I höstas fick Emanuel Imanuelsen plötsligt besked om en restskatt på över 47 miljoner kronor. Men efter att han lämnat synpunkter sänktes den till 7,5 miljoner. Hans advokat är kritisk till att Skatteverket på så lösa grunder har eftertaxerat ett så stort belopp, som dessutom visade sig vara felaktigt.
NYHET Publicerad:

En lägenhet kommer lastad

MILJARDFÖRETAG Det är sågade plankor in i ena änden av fabriken och nästan färdiga lägenheter ut i den andra. Lindbäcks bygg i Öjebyn har utvecklat ett unikt modulbyggande som gjort familjeföretaget till ett miljardbolag. Men utan den värsta byggkrisen i Sverige och en hotande konkurs hade den innovativa byggtekniken aldrig blivit verklighet.
NYHET Publicerad:

Så lägger du vantarna på digitaliseringsstödet

HALLÅ DÄR… Boo Gunnarsson, företagarexpert på Visma. Mer än nio av tio småföretagare i Sverige känner inte till de ”digitaliseringscheckar” som de kan söka sedan årsskiftet. Upp till en kvarts miljon kronor finns att hämta för de som vill stärka bolaget digitala kompetens.
NYHET Publicerad:

Nya beteenden driver företaget vidare

VAD HÄNDE SEN Ändra invanda beteenden. Det sparar resurser och gör företag och organisationer mer välfungerande. Beteendelabbet var först ut i Sverige med att bygga ett företag som hjälper till att ändra våra beteenden. Det visade sig vara en hållbar affärsidé.