NYHET Publicerad

Mobilfritt ger Klikki effektivare möten

I PRAKTIKEN För att stävja teknikstressen bland personalen provade Klikki på konceptet workfulness. Förbud mot mobiltelefoner och mejl under delar av arbetsdagen gav snabbt resultat i form av effektivare arbetsdagar. ”Vi fick upp ögonen för hur viktigt det är att skapa tid för att fokusera på komplexa arbetsuppgifter”, säger vd Anders Nygren.

Tobias Wallén, affärsområdeschef, och Anders Nygren, vd på Klikki

Tobias Wallén, affärsområdeschef, och Anders Nygren, vd på Klikki konstaterar att försöket med digitalfria tider har satt sina spår bland personalen. ”Vi har fortfarande helt mobil och lapptop fria möten. Att ta upp en mobiltelefon på ett möte är idag lika med något fult, något jag aldrig skulle göra”, säger Tobias Wallén.

Att vara tillgänglig och uppkopplad hela arbetsdagen behöver inte vara synonymt med att arbeta effektivt. Det är en av de viktigaste lärdomarna Anders Nygren, vd på Klikki, tar med sig från Telenors utbildningsprogram workfulness. Projektet är ett samarbete mellan Telenor och hjärnforskaren Katarina Gospic som syftar till att få företag att hitta vägar till en sund digital arbetsmiljö. En utmaning för ett konsultbolag som arbetar med digitalmarknadsföring.

– Vår personal ligger i digital framkant på så vis att de tillbringar mycket tid på olika sociala plattformar. De har mycket att göra och dessutom ligger det i konsultrollens natur att vara tillgänglig. För oss har det varit naturligt att diskutera hur personalen ska förhålla sig till det ständiga inflödet av information under arbetsdagen, säger Anders Nygren.

Eftersom det fanns ett intresse hos personalen att syna sina digitala vanor hoppade man på projektet. Tobias Wallén, affärsområdeschef på Klikki, och hans 10 manna starka team fick bli testpiloter under tre veckor. Tillsammans med personalen läste de igenom en handbok i ämnet och kom överens om regler för upplägget med digitalfria tider.

Ett schema sattes upp för hur och när telefonsamtal och mail fick hanteras under dagen. Varje dag innehöll två digitalfria pass. Klockan tio samlades alla mobiltelefoner in under två timmar. Senare samma dag, mellan klockan 14-16, upprepades proceduren samtidigt som personalen inte fick svara på mail. Alla möten under perioden var mobil- och mailfria.

För att sporra personalen till att hålla sig borta från sina smarta telefoner startades en tävling där alla som använde mobilen eller mailen under de digitalfria tiderna fick straffpoäng.

– Det var ett enkelt sätt för att göra något roligt av det hela samtidigt som det fungerade som en påminnelse om att stoppa undan mobilen. Den som vann var tvungen att ha ett jätte fult mobilskal i en månad, säger Tobias Wallén.

Han konstaterar att de flesta idag är medvetna om att de har ett dåligt mobiltelefonbeteende; ett ständigt flippande upp och ned ur fickor och slentriansurfande vid både mötes- och middagsbord. Själv blev han något överraskad över tiden som frigjordes när mobilen inte var med.

Annons

– Det blev tydligt hur mobilen och mailen hela tiden ligger som ett störningsmoment i bakhuvudet. De digitalfria tiderna blev en startsignal för hitta lugnet och jobba ostört, säger han.

Anders Nygren var förvånad över hur enkelt det var att lägga undan mobilen och hur mycket han hann med arbetsmässigt.

– Man blev helt enkelt tvungen att planera sin tid bättre. Och det blev tydligt att få förväntar sig vändande svar på mail. Kunderna blev nyfikna och ville veta mera, säger Anders Nygren.

Största vinsten var att alla möten blev effektivare.

– När alla har fokus på det som diskuteras utan att slentrianmässigt kolla mobilen eller snabbt skicka iväg ett mail får man en helt annan närvaro och fokus på det som diskuteras. Det roliga är att personalen idag säger ifrån på möten att man inte vill ha med varken mobiltelefoner eller datorer, säger Anders Nygren.

Han konstaterar att han fick en riktig tankeställare av forskaren Katarina Gospics resonemang om ställtid; att det tar ca 20 minuter att återfå koncentrationen efter att man blivit störd. En annan aha-upplevelse är vikten av att skapa tid för fokuserat ostört arbete.

– Många arbeten idag blir allt mer komplicerade samtidigt som vi blir mer uppkopplade och håller på med fler saker samtidigt. En utveckling som inte lär avta. Jag har fått mig en tankeställare kring hur viktigt det är att frigöra digitalfritid när man ska sitta och analysera sifferunderlag för att dra slutsatser och komma med idéer till kunder.

En utvärdering bland personalen visar att 9 av 10 kände av en positiv förändring i sitt arbete efter de tre veckorna. Planen är att upprepa de digitalfria veckorna inom ett år och då utöka konceptet till fler avdelningar.

– Att gå all in under en kortare period är ett utmärkt sätt att sätta fokus på frågorna om stress, tillgänglighet och arbetsro. Eftersom många arbetar olika koncentrerat under olika delar av dagen kommer vi förmodligen att denna gång ha mer individanpassade scheman.

Men att införa konceptet på heltid tror inte Anders Nygren på.

– Det här är en förändringsprocess som måste komma underifrån för att få fäste i företagskulturen. Vi kan redan nu se hur det pratas vid kaffeautomaten om de mobilfria tiderna och hur folk säger ifrån vid möten när det finns mobiler eller datorer på plats.

Klikki

Startår: 2004
Verksamhet: Nordiskt konsultbolag inom digital marknadsföring.
Antal anställda: 65 personer.
Omsättning: 175 miljoner kronor.

3 tips. Så fixade Klikki workfulness på kontoret:
  1. Förankra de digitalfria tiderna hos personalen och var tydlig med vad ni hoppas att utfallet ska bli.
  2. Ha ett tydligt start och slutdatum. Håll inte på för länge.
  3. Starta en tävling kring att hålla sig ifrån telefoner och datorer. Det blir en påminnelse för personalen att hålla sig digitalfri.
Expertens 10 tips

Så fixar du en sund digital arbetsmiljö
Katarina Gospic
, hjärnforskare.

  1. Förankra konceptet workfulness hos personalen. Sprid kunskap om hur hjärnan fungerar och varför det är viktigt med regler för teknikanvändning. Först då kommer de vara öppna för att använda tekniken på nya sätt.
  2. Inför mobilfria möten. Lämna mobiltelefoner utanför mötesrummet.
  3. Inför ljudlöst som standard. Undvik pling och ringsignaler, speciellt i kontorslandskap.
  4. Gå undan och ta mobilsamtal för att inte störa kollegorna i kontorslandskapet.
  5. Författa ett dokument där ni tar upp vilka förväntningar ni på arbetsplatsen ska ha för att besvara mail, sms och telefonsamtal.
  6. Var tydlig med vilka förväntningar det finns på att vara tillgänglig utanför arbetstid.
  7. Låt personalen kartlägga en arbetsdag för att få koll på när energinivån är som högst. Det synliggör om man kollar mail och instagramflöden när energin är på topp och man istället skulle ägna sig åt dagens viktigaste arbetsuppgifter.
  8. Låt personalen diskutera hur de kan uppnå workfulness på arbetsplatsen.
  9. Uppmuntra till att personalen inför, individuellt anpassade, tider för mail, sms och telefonsamtal.
  10. Inför teknikfria stunder varje dag. Hjärnan behöver vilopauser varje dag för att du ska kunna prestera på topp i jobbsammanhang.

 

comments powered by Disqus
Annons
Annons
Annons

Fler nyheter från Entreprenör

NYHET Publicerad:

Lurades av blufföretag: ”För jävligt”

BLUFFAKTUROR Nu rasar det in bluffakturor hos svenska småföretag. Maria Larsson lurades att tro att hon fyllde i en myndighetsenkät, men fick istället en saftig faktura från blufföretaget Företagsopinion.
NYHET Publicerad:

#MeToo: Lång väg kvar för byggsektorn

DEBATT Vår bransch är inte ett undantag från förekomsten av trakasserier och sexism. Vi måste skapa en bransch som är långsiktig och hållbar. För att klara kompetensförsörjningen krävs nolltolerans, skriver Catharina Elmsäter-Svärd.
NYHET Publicerad:

Norskt familjeföretag har köpt upp 69 förskolor och skolor – i Sverige

ENTREPRENÖRER Fler och fler svenska välfärdsföretagare kastar in handduken. Men debatten om vinst i välfärden är inget som oroar Randi och Hans Jacob Sundby, som driver det norska förskoleföretaget Læringsverkstedet. Bara i år har de köpt upp 69 förskolor och skolor i Sverige.
NYHET Publicerad:

Myndighetens nej till Gutevin – anspelar på droger

REGELKRÅNGEL När den gotländska vinföretagaren Lauri Pappinen skulle förnya tillståndet för sin registreringsskylt med företagsnamnet Gutevin blev det nobben från Transportstyrelsen. 
NYHET Publicerad:

Svindlande affärer i Sveriges kommuner

REDAKTIONEN TYCKER Hässleholms kommun vägrar att ge privata bredbandsföretag markavtal för att dra fiber, Strömstads kommun driver en egen spa- och gymverksamhet och i Landskrona har politikerna startat ett tvätteri. Detta trots att det redan finns privata, etablerade aktörer i regionen.
NYHET Publicerad:

Rekordmånga kommunala bolag slår mot näringslivet

KONKURRENS Sveriges kommuner startar allt fler företag. Sedan år 2000 har det startats två nya kommunalägda bolag i veckan och sammanlagt finns det nu över 1 700 kommunala bolag runt om i landet. Det är en utveckling som kraftigt påverkar de privatägda företagens möjligheter att utvecklas och växa.
NYHET Publicerad:

Twittrande ekobonde på klimatsmart mission

ENTREPRENÖR Han skulle inte bli bonde. Men det blev han – Ekobonden. Men han blev också entreprenör, bipollinerare, pr-expert och planetskötare. Adam Arnesson försöker förändra världen från Jannelunds gård i Närke. Och han är på god väg att lyckas.
NYHET Publicerad:

Upplevelsen viktigast för krögaren som inte står vid spisen

ENTREPRENÖR Anna Lallerstedt är krögaren som säger att hon inte kan laga mat. Ändå ska hon öppna sin tredje restaurang till våren. Tricket, enligt henne , är att driva restaurangerna som företag. Entreprenör har träffat doldiskrögaren som inte sätter sig själv på piedestal.
NYHET Publicerad:

Politiker tar åt sig äran av högkonjunkturen

EKONOMIKRÖNIKAN Det råder högkonjunktur i Sverige. Arbetslösheten sjunker, investeringarna stiger och företagen rapporterar om brist på arbetskraft. Konjunkturer följer ett visst mönster och denna uppgång är inget undantag. Precis som vanligt försöker politiker sola sig i högkonjunkturens glans, skriver Fredrik Carlgren, chef för Ekonomifakta.
NYHET Publicerad:

"Blufföretagen är näringslivets dödgrävargäng"

BLUFFAKTUROR Fejkade undersökningar och erbjudanden lurar småföretagare i fällan, med risk för flera tusen i räkningar och hot om inkasso. Anders Carlsson blev lurad, men lyckades kämpa tillbaka och gå vinnande ur striden. ”Jag blev förd bakom ljuset och sedan hotad. Det är fruktansvärt fräckt och gör mig förbannad”, säger han.
NYHET Publicerad:

Emma Green: "Jag har aldrig haft ett vanligt jobb"

10 FRÅGOR Hon är höjdhopparen som vunnit flera medaljer vid VM och EM. Efter att hon lade friidrottskarriären på hyllan startade Emma Green ett föreläsningskoncept med sin tidigare lärare. Dessutom har hon varit entreprenör i flera år.
NYHET Publicerad:

En kärleksaffär med skygglappar

NYKLÄCKT Det var kärlek vid första ögonkastet. Det konstaterar Fredrik Ståhl som blåst liv i den över 100 år gamla disponentvillan, Villa Strömsfors. ”Ska man lyckas med ett sånt här projekt måste man vara unik och våga gå sin egen väg”, säger han.
NYHET Publicerad:

Smartare skyltaffärer ger klirr i kassan

I PRAKTIKEN Samuel Eriksson, vd för Skyltstället, stuvade om i säljprocessen av skyltar så att säljarna hinner träffa fler kunder och samtidigt lägga mer tid på varje affär. Något som betalat sig snabbt. ”Vi ser redan en omsättningsökning på runt 20 procent”, säger Samuel Eriksson.
NYHET Publicerad:

De jammar fram innovationerna

I PRAKTIKEN Via digitala innovationsgig väcker Volvo cars liv i medarbetarnas innovationskraft. Alla är inbjudna och alla åsikter tas till vara. Jakten på den unika uppfinningen kräver ett öppet sinne. ”Vårt fokus ligger på att kicka igång kreativiteten och få folk att dela med sig av sina idéer”, säger Charlotta Ahlberg, Corporate innovation manager på Volvo Cars.
NYHET Publicerad:

Småmejerier visar vägen ur mjölkkrisen

MJÖLKBRANSCHEN I mjölkkrisens spår satsar allt fler mjölkföretagare på egna varumärken och småmejerier. En världsmarknad med kraftigt svängande priser har fått bönderna att tröttna. När konsumenterna samtidigt efterfrågar lokala produkter ser fler och fler att här finns pengar att tjäna. Monica Thörner på Wermlands mejeri är en av dem. ”Det handlar om att överleva”, säger hon.