Resursteamet övervann oförutsedd kris

I praktiken I början av 2009 fick Resursteamet ett oväntat besked. Stockholms stad sänkte priset på stadens vårdtjänster, vilket innebar ett rejält intäktstapp för rörelsen. Trots nederlaget lyckades Resursteamet överleva och till och med nyanställa under krisen.

annika_opt
Foto: HENRIK MONTGOMERY / SCANPIX

Entreprenören Annika Meinhardt drog igång Resursteamet 1 997. Visionen v ar att hjälpa människor med olika typer av funktionsnedsättningar. Det kunde handla om allt ifrån att hjälpa elever tillbaka till skolgången efter en hjärnskada, till att skapa en meningsfull vardag för människor med någon form av skada.

Sedan starten för 13 år sedan har företaget konsekvent utökat både personalstyrka och omsättning varje år fram till 2009, då spelreglerna ändrades drastiskt.

Resursteamet väntade på att kommunen skulle göra en offentlig upphandling under 2009, men istället bestämde sig Stockholms stad för att tillämpa lagen om valfrihet, vilket innebar att staden satte priset på företagets tjänster, och att aktörerna enbart kunde konkurrera om uppdragen baserat på kvalitet.

– Jag är egentligen för att man ska konkurrera med kvalitet, men då måste priserna sättas på rimliga nivåer, vilket inte var fallet för våra tjänster, säger Annika Meinhardt, vd på Resursteamet.

Resursteamet lever på inkomster från staten och får pengar via dess vårdnivåsystem. Varje person med en funktionsnedsättning kategoriseras efter vårdnivåer, och tilldelas en viss summa pengar per dag. Ju svårare funktionshinder och ju högre vårdnivå som personen delas in i, desto mer pengar tilldelas företaget för att kunna hjälpa personen.

Fram till 2009 fanns det fem olika vårdnivåer, men i samma skede som Stockholms stad bestämde sig för att tillämpa lagen om valfrihet, gjordes radikala förändringar i hela vårdnivåsystemet, vilket påverkade Resursteamets verksamhet mycket negativt.

– Staden gick från fem till sju vårdnivåer. Personer som tidigare hade varit bedömda enligt vårdnivå fem, kunde bli bedömda enligt vårdnivå tre på den nya, sjugradiga skalan. Alla våra kunder blev konsekvent lägre bedömda än tidigare, vilket gjorde att vi fick ett rejält intäktstapp. På vår största kund förlorade vi omkring 20-25 procent, säger hon.

Beskedet kom som en blixt från klar himmel för Resursteamet. De hade varken marginaler eller lust att tumma på kvaliteten på sina tjänster.

– När jag förstod vad det skulle innebära ekonomiskt gick luften ur mig fullständigt, och jag hade tankar på att lägga ned företaget. Hela idén är ju uppbyggd kring att skapa förutsättningar för personer som har det svårt, och för mig fanns det inget alternativ att gå från ett möjliggörande företag till ett bevarande, säger hon.

Men när den värsta chocken hade lagt sig bestämde Annika Meinhardt sig för att försöka rädda företaget.

– Många svårt skadade kan vända sina liv och känna att det finns en anledning att kliva upp varje morgon och komma till oss. Flera har varit helt uträknade, men lyckats göra fantastiska framsteg, då borde ju vi kunna klara av det här! säger hon.

Det första Annika Meinhardt gjorde var att samla sin personal för att berätta om företagets situation. Hennes mål var att alla medarbetare som var anställda i början av 2009, även skulle vara det i slutet av det året. Men kvaliteten i företagets service fick inte påverkas.

– Att vi involverade medarbetarna, är en av anledningarna till att företaget finns kvar idag. De blev medvetna om att vi är ett företag, och var tvungna att agera som ett för att kunna överleva, säger hon.

För att uppnå målen tog Resursteamet hjälp av ett företag med erfarenhet av kraftiga nedgångar. De tittade över sina kostnader, effektiviserade arbetet och växte som en konsekvens av detta.

– Inom den offentliga sektorn skär de rakt av med osthyveln, men vi valde att öka vissa kostnader för att kunna växa oss ur krisen. Till exempel satsade vi pengar på nya datorer för att personalen skulle kunna ta hand om flera arbetstagare. Men vi minskade andra kostnader genom att byta telefonioperatör och spara in på interna konferenser, säger Annika.

När 2009 gick mot sitt slut hade företaget inte bara lyckats behålla sina anställda, de hade dessutom anställt ytterligare fem personer, och kvaliteten på deras tjänster hade inte påverkats negativt.

– Vi gör en undersökning varje år där vi intervjuar alla våra kunder om kvaliteten på våra tjänster, och vi gjorde ett kanonresultat med tanke på våra förutsättningar. De flesta svaren var lika bra som året innan, och vissa svar var till och med bättre, säger hon.

Men även om företaget gick i hamn med sina mål för 2009, har de mer långtgående planer för framtiden. De har startat upp ett nytt verksamhetsområde för personer med Asbergers syndrom och autism, och medarbetarna har tapetserat väggarna med 30 nya verksamhetsmål för 2010.

– Vi tänker mer som ett företag nu, och vill hela tiden ta nästa steg mot världsklass. Men vi försöker även att ta oss tillbaka till de mjuka värderingarna som vi hade före krisen. Det har varit lärorikt att se över verksamheten, och vi har visat att vi inte bara kan driva ett företag i framgång, säger Annika Meinhardt.

Expertens 10 tips

SÅ HANTERAR DU EN PLÖTSLIG NEDGÅNG

1, Se över kostnadsposterna. Inse allvaret och gör det så fort som möjligt. Det tar tid att byta till mindre lokaler, säga upp avtal, omförhandla hyror och så vidare. För många företag låter onödiga kostnader rulla på. Titta över kostnadsposterna med jämna mellanrum både i goda och dåliga tider.

2, Gör en handlingsplan. Analysera verksamheten och gör en lista på nödvändiga förändringar. Det kan handla om besparingar, sätt att få nya kunder eller omställningar i arbetet.

3, Skapa inte oro i onödan. Du kan inte som chef komma och säga att ni har problem, utan att ha en idé om hur problemet ska lösas. Finns en plan för hur företaget ska agera, berätta om krissituationen för medarbetarna. Det är dock en balansgång för företagsledaren.

4, Jaga aktivt nya möjligheter. Om man tappar en större kund måste man snabbt jaga nya kunder, eftersom det kan ta tid att etablera nya samarbeten. Det bästa är att ständigt söka nya kontakter, och det finns en fara med att vara för beroende av en kund.

5, Utveckla befintliga produkter och tjänster. Kanske kan erbjudandet förfinas utan större kostnad eller ansträngning för företaget? Det kan handla om smartare förpackning eller bättre service för kunderna.

6, Sök hjälp utifrån. Det finns konsultföretag som är specialiserade på krishantering och som har varit med förr. Det finns oftast en anledning till varför företaget har hamnat i en krissituation. Företaget fokuserar på fel saker och ser ofta inte problemets grund. Ibland kan det räcka med att lägga om arbetet, eller att omförhandla oförmånliga avtal.

7, Ge inte avkall på kvalitén. Ett företag som har en vision om hög kvalitet ska inte tumma på kvalitén även om det går tufft. Det är viktigt att inte urholka varumärket, för det är både svårt och kostsamt att bygga upp igen i ett senare skede.

8, Tillsätt en arbetsgrupp. En arbetsgrupp skapar aktivitet i krisen, och det känns som att man tar sig framåt. Förutom att det kan leda till en lösning kan det skapa lugn hos medarbetarna.

9, Involvera medarbetarna. När du har en handlingsplan ska du involvera medarbetarna. De ska veta vad de kan bidra med och förstå att det de uträttar betyder något. Det skapar en viss lojalitet. Men det är viktigt att inte flagga för att företaget har problem innan man har satt upp mål och förslag till förbättringar. Annars riskerar man att tappa nyckelpersoner till konkurrenter.

10, Se till att pengarna kommer in i rimlig takt. Om man ska växa sig ur en kris måste man vara noga med att det inte dröjer för länge innan pengarna kommer in i företaget. Man bör vara försiktig med att öka lager och nyanställa, om det tär på likviditeten under längre perioder.

Susanne Robertsson, verksamhetsledare på Företagsakuten Västra Götaland.

Daniel Mellwing