Global rekryteringsexpert: ”Vi har mycket att vinna på det nya dataskyddet”

Roblin Karlestedt och Eva Berggren på Mercuri Urval.
Foto: Janerik Henriksson/TT
Roblin Karlestedt och Eva Berggren på Mercuri Urval ser flera fördelar med den nya dataskyddslagen eftersom samma regler för hantering av personuppgifter nu kommer att gälla inom hela EU.

Dataskydd Den nya dataskyddsförordningen ställer stora krav på hur företagen hanterar personuppgifter. Men chefsrekryteraren Mercuri Urval började ställa om i tid, vilket till och med har resulterat i vunna affärer. ”Ska man förhandla med stora företag är det otänkbart att inte kunna visa upp att man är på god väg”, säger Robin Karlestedt, direktör för affärsutveckling.

Den 25 maj nästa år träder den nya dataskyddsförordningen i kraft. För många företag kan EU-förordningen innebära omfattande förändringar, i både struktur och arbetssätt. För omkring ett år sedan började Robin Karlestedt – direktör för affärsutveckling på Mercuri Urval, som är ett ledande globalt bolag inom professionell rekrytering och ledarutveckling – att diskutera med ledningen om hur de skulle hantera den nya dataskyddslagstiftningen. Den gjorde sig ständigt påmind via den ökade mediebevakningen och marknadsföringen från exempelvis juristbyråer.

– Budskapet från många jurist- och it-bolag var att stora förändringar är på gång och att det kommer att gå illa om man inte genast köper tjänster av dem. Den typen av skrämselmarknadsföring basunerades ut av många aktörer, säger han.

Istället för att hoppa på något ”fint erbjudande” började Robin Karlestedt tillsammans med ledningen att sondera terrängen kring dataskyddsförordningen och reda ut vilka förändringar som stod för dörren. I våras gick han på en kurs hos Datainspektionen.

– Då hade vi kommit så långt att vi förstod att det skulle krävas ganska mycket av oss. Men vi försökte fortfarande greppa vilka konsekvenser och utmaningar som vi skulle ställas inför som företag, säger han.

Mercuri Urval hade precis genomgått en omorganisation. I praktiken innebar det att de agerar som ett enda företag istället för att vara en federation av 22 landsenheter runt om i världen.

– Huvudsätet och ledningen finns i Stockholm, vilket innebär att viktiga beslut fattas härifrån. Vi ansvarar för alla länder på ett annat sätt än tidigare, säger han.

Trots en första uppfattning om ökad komplexitet insåg Robin Karlestedt att det finns flera fördelar med den nya dataskyddsförordningen.

– För en global aktör som Mercuri Urval kan dagens regler faktiskt vara en bromskloss. Dagens EU-direktiv är en omfattande del av vår verksamhet redan nu. Problemet är att i Danmark har vi en person som är ansvarig för dataskydd och i Tyskland en annan. De olika länderna har genomfört direktivet på lite olika sätt, vilket gör att vi som företag hela tiden måste hantera olika varianter. Det har blivit väldigt komplicerat, säger han.

Sett i den kontexten är de nya dataskyddsreglerna inget att frukta, snarare tvärtom, menar Robin Karlestedt. Komplexiteten för företaget kommer att minska avsevärt när dataskyddet blir samma i hela EU. Efter diskussioner med koncernchefen och några av de andra i ledningsgruppen började alla närma sig samma slutsats.

– Det började gå upp för oss att det här nog inte var så himla dumt. Att vi hade mer att vinna på att det här händer än vi hade att förlora på det, säger han.

Förberedelsearbetet skalades upp för att möta de nya kraven.

– Vi konstaterade att arbetet var större än att jag skulle sköta det som ett sidoprojekt. Det blev klart att vi behövde behandla kommande förändringar som ett fullskaligt projekt, och hitta en svartbältad projektledarexpert, säger han.

Eva Berggren, som handplockades för uppgiften, understryker att nyckeln till att företaget har kommit längre än många andra företag i anpassningen till den nya lagen är att arbetet drivs i projektform.

– Det har gett ett bra fokus på uppgiften. Att vi har fått en styrgrupp kopplad till projektet med de chefer som äger resurserna och som har mandat att fatta beslut har också underlättat, säger hon.

Även om Mercuri Urval har en tydlig färdriktning har det varit viktigt att inte göra det krångligare och mer omfattande än vad som behövs till den 25 maj 2018, berättar Eva Berggren. Fokus ligger på att göra något bra för verksamheten och kandidaterna samtidigt som reglerna följs, berättar hon.

– Det är viktigt att vi kan koppla förändringarna till vår strategi, att vi stärker vår konkurrenskraft samtidigt som kandidaterna känner sig trygga i relationen med oss. De ska ha kontroll på sina personuppgifter. Det är där fokus ska ligga, säger hon.

– Samtidigt har vi nu chansen att centralisera och få ett enhetligt arbetssätt med gemensamma system världen över, fortsätter hon.

Robin Karlestedt håller med. Han menar att den nya EU-förordningen har underlättat genomförandet av omorganisationen för att bli ett enda företag. Det har blivit naturligt att kräva gemensamma processer i alla EU-länder.

– Vi har jobbat i tio år med att internationalisera företaget och strömlinjeforma processer för att möta våra kunders krav. Det är oacceptabelt att leverera på olika sätt i olika länder. Det här ger oss ytterligare ett verktyg, säger han.

Den nya dataskyddsförordningen innebär att företag måste ställa om och ha tydliga rutiner för hur de hanterar personuppgifter. Det är mycket att hålla reda på och det kommer att kosta pengar att ställa om. Så är det. Mercuri Urval har bland annat anställt ett dataskyddsombud, en DPO, för att kunna säkerställa efterlevnaden av regeländringarna så smidigt som möjligt även i framtiden.

Företaget har till stor del egenutvecklade system för att behandla kundregister och kandidaternas data.

– Mycket finns på plats. Vi har samtyckeshantering redan i dag och vi rensar data enligt regelverket och anonymiserar personuppgifter. Vi måste ytterligare förstärka vissa processer för att hantera individens rättigheter optimalt, det innebär mer fokus på att verkligen spara dokument och information på ett och samma ställe, säger Eva Berggren.

– Nu har vi en ”golden oppurtunity” att reducera antalet möjliga lagringsmedier som en anställd hos oss kan jobba i. Sedan handlar det om det klassiska scenariot med att det släpar några mejl här, några worddokument där eller att dokument sparas utanför våra system och reglerade miljö. Hur arbetar vi med de frågorna och att förändra beteenden? Det tror jag att alla verksamheter har någon form av respekt inför, säger Robin Karlestedt.

En av utmaningarna, enligt Eva Berggren, är den platta organisationen på företaget. Samtliga anställda arbetar under eget ansvar och manövrerar många områden som inkluderar insamling av personuppgifter.

– Det gäller att få in tänket i varje individs förvaltning så att inga onödiga personuppgifter skrivs in, att uppgifter sparas på samma ställe och hårddiskar rensas. Det jobbet fortgår även efter den 25 maj, säger hon.

Men Robin Karlestedt betonar att kommande förändringar inte ska överdramatiseras. Att hantera persondata är en naturlig del i kärnverksamheten, betonar han.

– Kandidater och kunder ska tycka att det är trevligt och tryggt att jobba med oss. Vi vill att kunder och kandidater ser att de integrerar med ett seriöst och professionellt företag där individen har kontroll över sina personuppgifter. Jag tror att nyckeln är att inte se förändringarna som en elefant i rummet, eller som något som är jättejobbigt och svårt. Det kan också vara något naturligt som är ganska positivt, säger han.

Men många företag oroar sig ändå för omställningen, och för straff och viten. Hur tänker ni kring det?

– Det man inte vet så mycket om, det kan man bli rädd för. Det gäller att stycka upp utmaningen och angripa den i mindre delar. Det är så man jobbar i förändringsprojekt, säger Eva Berggren.

Sedan sex månader jobbar Eva Berggren och Robin Karlestedt i en mindre grupp kring dataskyddsförordningen och hur den kommer att påverka företaget. Tanken är att stycka upp arbetet och få grepp om vad som måste göras, så att de i ett senare skede kan rulla ut tydliga checklistor och instruktioner till organisationen.

– Vi börjar litet, testar för att sedan kunna ha en arbetsmetod som funkar för alla, säger Robin Karlestedt.

Det finns delar i direktivet där det inte är kristallklart vad som egentligen kommer att gälla, enligt Robin Karlestedt.

– Det måste vi tyvärr förhålla oss till. Jag är dock glad att vi har hittat en kompetent jurist. Mercuri Urval är tacksamma att de började ställa om i tid. Det har resulterat i flera affärer som annars inte skulle blivit av.

4 tips: Så ställer du om till de nya dataskyddsreglerna
  1. Försök att utvärdera vilka positiva effekter dataskyddsförordningen kan ha i verksamheten och fokusera på de aspekterna, både i intern kommunikation och i stort.
  2. Det är viktigt att ledningen är med på tåget, och att ha nära tillgång till chefer med mandat att fatta beslut om exempelvis resurser.
  3. Driv förändringsarbetet i projektform och börja i tid. Har man halkat efter är det svårt att komma ikapp.
  4. Överdramatisera inte, utan bryt ned arbetet till hanterbara beståndsdelar.
Daniel Mellwing